[正版] 丰田一页纸极简思考法 任何人都能轻易做到的思维整理信息汇总沟通传达技术 提高工作水平和人际交往能力高效工作法书

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1.日本销量突破20万册的畅销书，繁体版在台湾地区高居各大书城和网站畅销榜！

2.全球知名企业丰田的“一页纸”思维整理＆信息汇总＆沟通传达的技术！

3.无论是报告书、计划书、PPT资料等工作上的文件，还是开会、日程管理、指导下属等与工作相关的事情，甚至是推荐别人一部好电影时、想高效学习时，等等，所有工作与日常生活的困扰，你都可以用“一页纸”整理得干净利落、清晰明了。本书将教你这种思维整理方法在各个场合的使用方式和运用技巧。

4.什么人适合阅读本书？（1）想有条理且顺利完成工作的人；（2）想有效率汇总数据的人；（3）希望能提升思考深度或提升沟通技巧的人；（4）希望能有效订立计划的人……

5.作者浅田卓在丰田公司工作多年，习得丰田独家的“一页纸”工作术，追求利用“一页纸”来缩短时间的同时取得成果，也使自己原本一年超过400小时的加班时间减到0。作者根据亲身经历总结出任何人都能轻易做到的用“一页纸”整理工作和生活中遇到的各种混乱信息，从而提高工作水平和人际交往能力。

内容简介

在工作和日常生活中，将头脑中乱成一团的事物用“一页纸”整理得干净利落，以简单明了的方式传达出去，就是本书为读者归纳出的丰田公司所独有的“一页纸ji简思考法”。

作者以自己在丰田工作的经验为基础，反复进行相关研究，总结出任何人都能轻易做到的“一页纸”思维整理、信息汇总、沟通传达的技术。这种方法不仅适用于工作的各种场景，还可以轻松解决日常生中遇到的各种问题。比如制作业务计划、会议、出差报告等资料，与同事的交流沟通，平时的日程管理，制定目标，记录电影的感想，背英语单词，甚至减肥，等等。作者在书中列举了大量的案例来引导读者活用这种方法，让读者充分感受到遇到困难时使用“丰田一页纸ji简思考法”的威力！

作者简介

[日]浅田卓（SUGURU ASADA）

“一页纸”工作室(1sheet Frame Works)的代表。专向因“沟通不良”得不到入选机会、过着不如意生活的商务人士或企业经营者，传授只用一页纸就可以迈向理想状态的技能——“传达改善沟通一页纸”文件的框架构建。

在日本求职的冰河时期进入丰田公司，习得丰田独家的“一页纸”工作术，追求利用“一页纸”来缩短时间的同时取得成果，也使自己原本一年超过400小时的加班时间减到零。在业务方面，曾负责丰田官网的主页管理，使丰田官网获得了日本企业网站排名D1的殊荣。

目前担任日本最大商业学校GLOBIS（顾彼思）的商业讲师，通过企业研修、个别顾问等形式，已指导超过1000名学员。

目录

序言

SJ1流企业——丰田的思维整理技巧／004

只需“一页纸”和一支“三色笔”／006

D1章 超简单的“总结”技能

01改变视角／003

02寻找目的／007

03行动优先／012

04整理思维的基础——“Excel1”／015

05利用“Logic3”的逻辑来总结、知晓、传达／022

第二章 利用“一页纸”轻松制作各种资料

01“为什么”要整理资料？／033

02从“吐槽清单”开始制作资料／037

03知道对方需求的“一页纸”活用技巧／042

04提高资料的“颜值”／047

05“重新整理”可以提高工作效率／053

06“PPT”VS“一页纸”／057

07“一页纸”资料整理技巧1：整理出差报告书／064

08“一页纸”资料整理技巧2：会议的前期准备／069

09“一页纸”资料整理技巧3：制作会议记录／074

10避免废话的“一页纸”会议推进技巧／081

第三章 无论何时何地，工作上遇到问题就靠“纸”

01“一页纸”工作技巧1：制作一天的工作计划／089

02“一页纸”工作技巧2：合理安排日程／094

03“一页纸”工作技巧3：学会排序／101

04“一页纸”工作技巧4：整理报纸和新闻／107

05“一页纸”工作技巧5：准备协商和面谈／114

06“一页纸”工作技巧6：学会“被批评”／121

07“一页纸”工作技巧7：轻松指出问题／123

08“一页纸”可以撼动心灵，改变工作方式／126

第四章 所有的混乱都可以用“一页纸”整理

01学会制订一年的目标／131

02实际行动最重要／136

03找出目标和愿望的不平衡／139

04使自己每天成长的“一页纸”提升自我技巧／142

05整理书或电影感想的“一页纸”输入技巧／146

06将书中的内容活用于工作和生活中的“一页纸”读书技巧／152

07记忆力差的人也能记住的“一页纸”背诵技巧／158

08仅凭写字就瘦了7公斤的“一页纸”减肥技巧／162

后记／167

参考文献／171

精美文摘

“一页纸”工作技巧1：制作一天的工作计划

上一章中介绍的“Excel1”和“Logic3”的用法主要是为了制作资料。之前我也讲过，制作资料之前需要进行“整理信息和整理思维”。

除了制作资料以外，只要理清大脑中的信息，“Excel1”和“Logic3”可以应用在其他各种各样的情况之中，比如上一章中讲的控制开会过程；再比如要做的事情太多，大脑一片混乱；想与上司交涉，却组织不好语言；被上司批评，大脑一片空白……这些都属于大脑中的信息没得到整理的状态。

这些问题用“Excel1”和“Logic3”通通都可以解决。本章将以各种工作场面为例，具体介绍“Excel1”和“Logic3”的使用方法。

我在丰田工作的时候，每天下班时有很多人将第二天的安排打印出来带走，可以当天晚上或第二天早上上下班路上确认。

我倒是没有打印出来，不过为了达成同一个目的，每天下班前我一定会确认第二天的工作安排。

你是否每天认真面对自己的工作？

你每天的工作是否充实？

还是你每天的工作都多到做不完？如果你有过这种情况的话，那么我推荐你用“Excel1”制作每天的工作计划。

早上上班之后马上做，或者下班之前做都可以。

用“Excel1”制作一天的工作计划

①画框架

S先用绿色笔在“一页纸”上画出“Excel1”的框架。

空格数可以是16，也可以是32（根据工作量而定）。主题是“今天要做的事”，等等。

②空格内填写要做的事

接下来用蓝色笔填写空格。每个空格中写一项具体的工作，比如“要给××打电话确认一下时间”，等等。

③排序

全部写完之后，接下来用红色笔排序。

当你要排序的时候，你的大脑中就会思考“我要给5个人发邮件，那邮件就一起发吧”“我想用一大块时间去思考方案，那就先把杂事处理了吧”，等等。（如果你不会排序的话，请参考第101页“学会排序”的方法）。

排完顺序之后“Excel1”就结束了，接下来你只需按照顺序做事就可以了。

不实际写一写大家感觉不出来，其实通过这几步简单的操作，你的大脑就会清晰很多。

其实只要将问题写出来，思路就会清晰很多。只要知道自己需要做的事情还有多少，士气就会高涨很多。

很多时候，实际写了之后才会发现“要做的事情其实没有很多”，心情也会变轻松。

以前有人问：“我每天太忙了，该怎么办。”我让她尝试了这个方法，而且空格数设定为32个，但实际上她只填了5个。

她自己也吃惊地说道：“原来只有5件事啊……我还总说自己忙，实在太难为情了。”

只有意识到这一点，才会促进接下来的行动。像这样，有很多问题只需“写下来”就能解决。

戴尔·卡耐基在《人性的优点》一书中也说道：“写下来，许多问题就能解决。”但事实是更多的人连写都懒得写。

在一张完全空白的纸上“写”对大多数人来说都很难，这时只要在一个“主题”下进行“填空”，“写”的难度会降低很多。

“一页纸”工作技巧2：合理安排日程

丰田有很多自己的工作理念，其中一个就是“减少不均衡、勉强、无用功”。

接下来我要介绍的内容来自于我自身的经验。

工作大体可以分为“繁忙期”和“闲散期”。时间管理的理想状态就是中和这两种情况，但是实际上工作总会出现“不均衡”。一旦进入繁忙期，人就会勉强自己工作，一旦勉强自己工作，工作质量降低，导致最后做的可能是无用功。这就是以“不均衡、勉强、无用功”的顺序记录的原因。

所以，为了不做无用功，我们就要创造一个不用勉强工作的环境，为此我们要把握工作的情况，减少工作的不均衡。

当时丰田为了减少这种工作不均衡的境况发生，让员工将2个月的工作计划总结成“一页纸”。

“一页纸工作计划管理”指的是同一部门的一个小组（人数各有不同，一般为8~15人）所有人的工作计划都要分享到小组里。假设一组有10个人，那么这10个人的工作计划都分别总结在一页A3纸上。

“一页纸工作计划”每个月都会更新，到了月末，每个人都会从电脑登录群组文件更新自己的工作计划。

因此只要看这个文件，就能知道谁在什么时间做着什么样的工作，也能知道小组成员的繁忙程度。

每周一次的小组会议的桌子上一定会放着“一页纸”，内容是这两个月的所有人的工作计划。小组根据这份文件对工作安排进行调整。

重点是小组的工作计划被总结成了“一页纸”，变得“可视化”，这样就能清晰地看出工作的“不均衡”。只有这样，小组所有成员才能在达成共识的情况下分配工作上的负担。

如果没有这“一页纸”，那么每个人就不知道其他人的工作情况，所以小组也很难达成共识。

“减少不均衡、勉强、无用功”s先从“将时间可视化”开始。

关于这一点，彼得·德鲁克的名著《经营者的条件》中也提到了时间管理要从“记录时间”开始。

那么“一页纸工作计划”如何应用到个人的工作计划管理之中呢？

个人的工作中也经常出现不均衡，那么如何才能合理地安排工作计划呢？丰田的一个策略就是将两个月的工作计划总结成“一页纸”。

使用这种“一页纸工作计划”便可以轻松管理自己的工作计划。

接下来就为大家介绍如何制作“一页纸工作计划”，这里我们用到的依然是“Excel1”。

使用“Excel1”消除工作的不均衡

①制作“Excel1”的基本框架

空格的数量需要根据工作内容进行调整，这里以32格为例，主题为“接下来两个月要做的事？”。

②填写未来两个月的主要工作

用蓝色笔填写未来两个月要做的主要工作。可以不按时间顺序，想到什么就写什么。

③决定符号

这里假设要制订4月到5月这两个月的工作计划表。根据完成期限，分别给各项标出不同的符号。

4月中旬之前完成的工作……○

4月下旬之前完成的工作……△

5月中旬之前完成的工作……□

5月下旬之前完成的工作……☆

④给每项工作标符号

确认每个工作的完成时间，用红色笔标出符号。6月以后完成的工作可以不画任何符号。

⑤艰巨的工作画双重符号

内容复杂或者需要大量时间完成的工作需要画双重符号（比如原来是○，那就在原来的基础上再画一个○）。

⑥确认

符号画完之后，整体确认一下符号分布是否平衡。如果○过多、△过少，就要考虑调整工作计划表。

调整工作计划表的方法有两个：

（1）调整完成时间。

（2）交给其他人。

根据优先顺序调整工作时间，甚至可以颠倒工作顺序，如果有可以交给其他人做的工作，那就要不客气地交给别人。

如果眼前工作堆积成山，人就容易陷入眼前的工作而身心俱疲，这时我们要提前制作“一页纸工作计划”，避免不必要的繁忙。

利用“一页纸工作计划”可以减少工作的不均衡，进而不用勉强自己工作，提高工作效率。

可能有些人不好意思拜托别人，这个问题应该如何解决呢？

如果上一章的内容你都实践过了，我想你会明白，这时我们只需“一页纸”便能解决。制作“Logic3”的框架，用红笔在“1P？”处填写“我希望找人替我做××”。剩下的内容上一章我已经说过了，这里就不再多说了，希望大家都尝试一下。

“一页纸”工作技巧3：学会排序

为了高效地利用有限的时间，“战略=资源分配=排序”必不可少。如果看见什么就做什么的话，那么你的工作可能会很累。

那么问题就来了，“如何给工作排序呢？”

本章第1节中所讲的“制作一天的工作计划”中，有一项是给工作排序。可能有的时候工作实在太多且难以排序，这时我们应该怎么办呢？

一页“Excel1”就能解决这个问题。

上一本书中我已经介绍过了如何给工作排序，这里主要以“工作量非常大”的人为中心，教大家如何给工作排序。

用“Excel1”给工作排序

①制作“Excel1”的框架，填写日期和主题

用绿色笔制作“Excel1”的框架。空格数为16或32，根据工作量自由调整。左上角的空格内填写日期和主题，主题为“今天要做的事？”。

②填写“今天要做的事”

用蓝色笔填写今天要做的事。想到什么就写什么，越详细越好。

③给“重要的事情”（最多三个）画○

花两分钟填完空格之后，接下来用红色笔给“最重要的三件事”画○。

④给“紧急的事情”（最多三个）画△

③完成之后，接下来给“紧急的事情”（最多三个）画△（可以是画过○的）。

⑤给“可以交给其他人做的事情”画斜线前四步完成之后，接下来思考哪些事情可以交给别人做并画斜线，不限数量。

“画○和△且没画斜线”的就是优先度最高的工作。优先度第二高的就是“画○或△且没画斜线”的工作。“画○或△且画了斜线”的就可以找其他人来做。

本节是以“工作非常忙”的人为前提进行讲解的，这些人的TE征就是喜欢“包揽”所有工作。画斜线的工作就尽可能地交给其他人办。

顺便一提，上一本书中介绍的“给工作排序”的方法中，换成红色笔之后，要问自己以下三个问题：

（1）最重要的事情是？

（2）必须要解决的事情是？

（3）不能不做的事情是？

这次你要问自己以下三个问题：

（1）最重要的事情是？

（2）最紧急的事情是？

（3）可以找其他人做的事情是？

也就是说，（1）是重要程度，（2）是紧急程度，只有（3）不同。

史蒂芬·柯维的《成功人士的7个习惯》一书中也提到了在考虑工作优先顺序时，重要程度和紧急程度的重要性。

比如这次是以工作量比较大的人为中心进行讲解的，那么工作量不多的人在排序时，第三个问题就可以改成“越早做越好的事情是？”等。你需要根据自己的情况，制订一个轻松有趣且符合实际的问题。

通过提问来排序=可视化最重要的是数量，不是质量。这里提三个问题，而不是一个问题是有其意义的。

因为，问题的切入点越多，就会发现“真正”重要的事情，并且会通过“文字”体现在纸面上。

假如你面前有十个大小、颜色、形状不一的苹果。如果你要选一个送给你的朋友，你会选哪个呢？

恐怕你就会开始想“哪个看起来最好吃？”“哪个表面最光滑？”“哪个最香？”等问题，这是因为从多角度选择，才最不容易失败。

如果仅从“苹果红不红”这一个角度来选择的话，那么最红的苹果可能表面不光滑，有划痕。

同理，给工作排序时仅从一个切入点来排序，很可能会失败。

因此，在给工作排序时，至少要问三个问题。

当然这三个问题中，D1个是关于重要程度，第二个是关于紧急程度，第三个是根据实际工作情况自行调整。不要想得太难，按照自己的进度慢慢想就可以。