全新转变会风从办会开始田建国 著9787113210564

篇 会议与会务
章 认识会议
个问题：会议的定义
第二个问题：会议的基本构成
第三个问题：会议的分类
第四个问题：会议的作用
第二章 了解会务
个问题：会务工作的概念
第二个问题：会务工作的作用
第三个问题：会务工作的特点
第四个问题：会务工作的原则
第五个问题：会务工作的基本要求
第六个问题：会务工作人员的能力和素质
第七个问题：会务工作守则
第二篇 会务工作基础
第三章 编制会议筹备方案
个问题：会议筹备方案的构成
第二个问题：编制会议筹备方案的作用
第三个问题：编制会议筹备方案的方法
第四章 编制会议筹备子方案
个问题：会务组织方案的编制
第二个问题：会议分组方案的编制
第三个问题：会场布置方案的编制
第四个问题：生活服务方案的编制
第五个问题：会议宣传方案的编制
第六个问题：安全保障方案的编制
第七个问题：会议活动方案的编制
第八个问题：会议经费预算方案的编制
第九个问题：应急预案的编制
第三篇 会务工作实务
第五章 会前事务工作
个问题：选择与确定会址
第二个问题：制发会议通知
第三个问题：组织报名并进行资格审查
第四个问题：编制住宿房图
第五个问题：编制会序册
第六个问题：编制会议服务手册
第七个问题：准备常用表格
第八个问题：准备会议用品
第九个问题：安排会议值班
第六章 会场布置与服务
个问题：会场及会场布置的一般要求
第二个问题：不同格局和形式的会场布置
第三个问题：布置台
第四个问题：布置分会场
第五个问题：会场布置的检查
第六个问题：编制台座序图
第七个问题：编制会场座序图
第八个问题：会场签到服务
第九个问题：会场引导服务
第十个问题：会场的文秘服务
十个问题：会议的保障服务
第十二个问题：会场布置与服务的基本要求
第七章 会议文件的准备
个问题：会议文件的种类
第二个问题：起草讲话稿
第三个问题：起草工作报告
第四个问题：起草会议主持词
第五个问题：起草会议开幕词
第六个问题：起草会议闭幕词
第七个问题：审定会议交流材料
第八个问题：起草会议纪要
第九个问题：编发会议简报
第十个问题：会议文件的管理
第八章 会议接待服务
个问题：与会人员的到会服务
第二个问题：与会人员的住宿服务
第三个问题：与会人员的返程服务
第四个问题：会议餐饮服务
第五个问题：会议医疗服务
第六个问题：会议安保服务
第七个问题：会议车辆服务
第九章 会议活动服务
个问题：现场参观的组织与服务
第二个问题：集体照相的组织与服务
第三个问题：业余文娱活动的组织与服务
第十章 会议结束后的相关工作
个问题：清理工作
第二个问题：会务工作总结
第三个问题：清算会议经费
第四个问题：会议精神的传达贯彻
第四篇 常见会议的会务工作要点
十章 工作会议的会务工作要点
个问题：工作会议的主要特点
第二个问题：工作会议的基本开法
第三个问题：工作会议的会务工作要点
第十二章 决策会议的会务工作要点
个问题：决策会议的主要特点
第二个问题：决策会议的会务工作要点
第十三章 代表会议的会务工作要点
个问题：代表会议的主要特点
第二个问题：代表会议的会务工作要点
第十四章 表彰会议的会务工作要点
个问题：表彰会议的主要特点
第二个问题：表彰会议的会务工作要点
第十五章 座谈会议的会务工作要点
个问题：座谈会议的主要特点
第二个问题：主持座谈会议
第三个问题：出席座谈会议
第四个问题：筹备座谈会议
第十六章 经验交流会的会务工作要点
个问题：经验交流会的主要特点
第二个问题：经验交流会的会务工作要点
第十七章 新闻发布会的会务工作要点
个问题：新闻发布会的主要特点
第二个问题：新闻发布会的会务工作要点
后记

田建国，铁道科学研究院原工会，在参加工作的41个年头里，会议筹办工作陪伴其大半个职业生涯，曾出版《会务工作参考》一书，获得铁路系统一致。

每逢年末，许多单位或部门总是要召开一个年度工作总结会，回顾和总结一年来工作的体会和经验，对新一年的工作进行全面部署，这似乎已经成了惯例。但2012年底的总结会却悄然发生了一些变化。 有这样一个例子，某机关召开年终总结会，会场布置简单得不能再简单了，没有鲜花点缀，没有干果、饮料，每个人面前只有一个喝水的杯子。通知开会的时间刚刚到，主持会议的领导便宣布开会。他要求所有发言的人讲短话，不讲套话；讲实话，不讲虚话；讲不足，不讲。他说，你自己的工作做得好，大家都看在眼里。但是，哪些事情没有办好，你自己的心里清楚，应当自己找原因。按照会议主持人的要求，大家把事先准备好的发言稿都收了起来，围绕一年来工作中存在的不足和问题，进行了坦诚的发言，并且提出了今后的设想、改进的措施和工作的目标。开会的时间比预计短了许多。会后，参加会议的人对会议的开议纷纷，多数人认为这样开总结会既简单又实际，没必要搞那些形式上的东西。也有人认为，开总结会不讲，只说不足，似乎有些不尽情理。至于会议的开法，大多数参加会议的人认为还是可以接受的。 这是一个真实的故事。从这个故事中，使人看到了一些变化，感到有一股清新的会风扑面而来。从整个会议的过程来看，一是会场布置得“简单得不能再简单了”，使人感到了俭朴之风；二是会议在预订的时间刚刚到就开始了，使人感到了守时之风；三是发言的人讲短话、讲实话、讲不足、讲措施、讲目标，不讲话、虚话、套话，使人感到了务实之风；四是会议的时间“短了许多”，使人感到了惜时之风。 “俭朴”、“守时”、“务实”、“惜时”，正是我们召开会议所应当提倡和坚持的良好风气。 我在想，开会的目的是什么？当然是要解决某些问题。召开总结会的目的，就是回顾和检讨过去、展望和谋划未来。诚然，主持会议的领导要求发言的人只讲不足，不讲，确实让很多人感到有些突然。按常理，总结应当一分为二，经验往往少不得从中提炼，而教训大多存在于失误之中。总结的目的在于发扬、纠正错误、明确方向、推进工作。而查找不足、总结教训，对于做好工作更有意义。仔细想一想，这样开总结会，虽然让有些人觉得过于苛求，而出发点还是为了更好地工作，那又何尝不可呢？ 如今，会议已经成为各级、社会团体、企事业单位一种普通得不能再普通的办公形式，或者说是公务活动方式。开会是再经常不过的事了，几乎每天都在开着大大小小、各种各样的会。但开会也是要节制的。如果把时间都用在开会上，哪还会有时间去办实事？如果开会时人人都自我表扬、互相奉承，哪还会有不同的声音？如果会议上虚话话成风，哪还会有求真务实的精神？如果追求场面、满足虚荣，哪还会有朴素和节俭的作风？由此可见，会风连着作风，会风是作风的重表。因此，大力提倡清新的会风、大力培养务实的会风，对于改进工作作风，提高会议效率和会议质量至关重要。 2013年全国“两会”召开之前，对改变会风提出了15条措施：严格控制会议经费支出，努力做到实际支出低于预算；简化会场布置；倡导代表发言紧紧围绕会议主题，不讲空话套话，不作汇报工作、一般表态发言；改进会议简报编写发送方式；按照中央规定的字数和时长做好和参加会议的报道，把更多的版面和时段留给基层代表；坚持代表统一乘坐大车制度，尽可能不封路，合理控制交通管制的规模和时间；机场、车站和代表团驻地不搞迎送仪式；代表入住的房间不摆放鲜花；严格执行会议伙食标准，坚持代表集体吃自餐，不安排高档菜肴、酒水；不接受各单位、部门、团体向代表的图书、参考资料或产品，控制非会议材料的发放；不组织代表参加与大会议程无关的活动；不组织宴请活动，不举办大型联谊活动，不礼品、纪念品、土特产品，不搞专场文艺演出；禁止产品供应商以大会名义进行广告宣传；严格控制会议工作人员；按照简约、简朴原则安排各项会务，节约每张纸、每度电、每滴水，从严控制租用宾馆（摘自《人民日报》2013年1月30日第二版）。这些规定，字里行间都体现了经费节俭、程序精简、人员精干、会风清新、作风转变。 我在办公系统工作多年，曾经承办过很多大大小小的会议，也积累了一些经验，对会议的组织和筹备工作算是一个内行。看了上面这些实例，我受到了很大的启发。在会议组织和筹备的过程中，就应当提倡和体现崭新的会风，把会议办得更节俭、更紧凑、更务实、更管用。 1997年，我曾经在领导的鼓励和支持下，与同事们一道编写了一本小册子，叫作《会务工作参考》。为了体现务实的精神，提倡崭新的会风，中国铁道出版社约我把这本小册子再行修改、补充、完善，使其更加实用。当编辑部的同志找我商谈这项工作的时候，我真的感到难以胜任，唯恐不能满足读者的需求。好在当今社会对不良会风反映强烈，各级和企事业单位对改进会风的认识正在逐日加深，许多单位都制定了改进会风、转变作风的制度和办法，会议的组织形式和程序设计都发生了很大变化，这对办好会、开好会，提供了强大的舆论支持和实践验。又好在富有多年实践经验的王鹤峰等同志大力支持，提供了很多好的素材，为我增添了几分勇气。还有一位老领导曾经对我说过，把你的经验，哪怕是教训，讲给别人听，让他们不再走你所走过的弯路，这是一件善事，也是一件好事，你应当认真地去做。这似乎又是对我的鼓励和鞭策。于是我答应了出版社的要求，利用业余时间，把曾经留下来的一些资料拾掇起来，经过了一番思考与斟酌，再行去粗取精的加工，又参阅了一些相关的报刊和书籍，终于比较顺畅地完成了初稿。本书以转变会风为主线，以典型事例为佐，像讲故事似的，把会议的组织筹备工作串起来，逐一叙述，让读者在一个个故事中去体会会议筹备中的每一个细节，去感悟办会中的酸甜苦辣，去掌握筹办会议的学问与技巧。 在多年的工作实践中，我深深地体会到：从会风看作风，会风好，则作风正，会风不好，则作风不硬。我观察过许许多多不同类型的会议，有的会议内容不多，但会期很长，会议开得拖拖沓沓、懒懒散散，让人提不起精神；有的会议领导讲话太长，一讲就是三四个小时，讲话的人口干舌燥，场内打瞌睡、场外闲聊者大有人在；有的会议不注意俭朴，甚至过于奢华，铺张浪费，仅台上的鲜花就摆了里三层外三层；有的会议主题不突出，会议的程序紊乱，会后不知道开的什么会，更不知道领导在会上讲了些什么。类似这样的会议失去了它的本来意义，应当坚决革除。 细想起来，如果在开会之前，对所有程序精心设计，使其更加紧凑，会期就可能缩短一些；如果领导的讲话写得精炼一些、实在一些、务实管用一些，也许就没有会场内外打瞌睡和闲聊的人；如果把会址选择在离单位近或者利用本单位的会议室，就会大大降低会议成本；如果会议用餐一律采用自的形式，与会人员对饮食的选择更大，吃得会更好。由此可见，良好的会风，与会议的组织筹备工作不无关系。换句话说，改变会风，应当从组织和筹备工作开始；良好的会风，应当体现在组织筹备的各个环节与程序之中。 会议的组织与筹备工作没有高深的理论，但有繁杂的工作;没有统一的标准，但有严格的要求。按照转变会风、建设清新会风的要求办会，就要把筹备工作做实做细。制订详细的筹备方案，梳理清晰的工作思路，明确具体的责任分工，执行严格的制度规定，履行精准的作业程序，所有这些，都是做好会议组织筹备工作所必须的。会议能否开好，会风能否转变，很大程度上取决于会议的组织与筹备工作做得好不好。 有人把会议组织与筹备工作列入公共关系的范畴，强调会议组织遵循一定的礼仪规范。也有人把做好会议组织与筹备工作列入办公室工作的基本职责，把办好会议作为发挥办公部门参谋手作用的重表形式。我以为，筹备会议在单位内部是管理工作的一部分，而涉及本单位以外的会议，便成了一种社会活动，因此，筹备会议既要讲究按规矩办事，按制度办会，也要讲究一定的礼仪规范，二者并不矛盾。 筹备会议是一个系统工程，涉及范围宽泛，具体工作繁杂，但关键在于遵循一定的程序。会议的筹备工作既有礼仪规范的要求，又有其内在的程序要求和明确的制度规定，有些程序和规定甚至是法定的。无论是礼仪规范，还是严格的制度规定，都是各级办公部门和工作人员在筹办会议时必须掌握和遵循的。 对会议组织与筹备工作进行比较系统的梳理和总结，提炼有益的方法和经验，探索其内在的客观规律，并且应用于实际工作之中，让办会不再铺张，让会议开好管用，这是我多年的愿望，也应当成为这本小册子的功能与责任。 会议的组织与筹备工作受会议的类型、规格、规模、内容、人员、时间、地域等诸多因素的影响。为了使读者能够更直观地了解和掌握会议筹备工作的内容、方法和要求，在编写过程中除了介绍一般会议的筹备工作外，还对一些典型的、常见的会议组织形式和工作要点作了专题阐述，力求使读者能够从中有所启示，有所借鉴，有所帮。 田建国 二〇一五年十二月