Office 2016高效办公实战 刘玉红,王攀登 编著 专业科技 文轩网

第1篇 Office 2016快速入门
第1章 认识Office——Office 2016的办公环境
1.1 Office 2016的安装与卸载 4
1.1.1 计算机配置要求 4
1.1.2 安装Office 2016 4
1.1.3 修复Office 2016 5
1.1.4 卸载Office 2016 6
1.2 Office 2016常用系列组件 7
1.2.1 文字处理——Word 2016 7
1.2.2 电子表格——Excel 2016 7
1.2.3 演示文稿——PowerPoint 2016 8
1.2.4 邮件收发——Outlook 2016 8
1.3 注册Microsoft账户 8
1.3.1 Microsoft账户的作用 8
1.3.2 配置Microsoft账户 8
1.4 鉴别Office系列版本 9
1.4.1 通过文件后缀名鉴别 10
1.4.2 通过文件图标鉴别 11
1.5 用Office 2016打开其他版本的文件 11
1.5.1 用Office 2016打开Office 2003格式文件 11
1.5.2 用Office 2016打开Office 2003以上版本格式的文件 12
1.6 将Office 2016版本的文件保存为其他格式 13
1.6.1 另存为Office 2003格式文件 13
1.6.2 另存为Office 2016格式文件 14
1.7 高效办公技能实战 15
1.7.1 高效办公技能1——修复损坏的Office文档 15
1.7.2 高效办公技能2——个性化Office系列外观 16
1.8 大神解惑 18
第2章 设置Office——Office 2016的基本操作与基本设置
2.1 Office 2016的基本操作 20
2.1.1 软件的启动 20
2.1.2 软件的退出 21
2.1.3 文件的保存 21
2.2 Office 2016的基本设置 24
2.2.1 Office 2016选项的设置 24
2.2.2 设置视图方式和比例 24
2.2.3 设置功能区 25
2.2.4 设置状态栏 28
2.2.5 最小化功能区 28
2.2.6 设置快速访问工具栏 29
2.3 高效办公技能实战 31
2.3.1 高效办公技能1——更改文档的默认保存格式和保存路径 31
2.3.2 高效办公技能2——灵活使用Office的帮助系统 32
2.4 大神解惑 33
第2篇 Word文档操作
第3章 办公基础——Word 2016的基本操作
3.1 新建Word文档 38
3.1.1 创建空白文档 38
3.1.2 使用模板创建文档 38
3.2 打开Word文档 39
3.2.1 正常打开文档 39
3.2.2 通过Word打开文档 40
3.2.3 以快速方式打开文档 40
3.2.4 以只读方式打开文档 40
3.3 输入文本内容 41
3.3.1 输入中英文内容 41
3.3.2 输入符号与特殊符号 42
3.3.3 输入日期和时间 42
3.3.4 输入数学公式 43
3.4 编辑文本内容 44
3.4.1 选择、复制与移动文本 44
3.4.2 删除输入的文本内容 47
3.5 设置字体样式 47
3.5.1 设置字体格式 48
3.5.2 设置字符间距 49
3.5.3 设置字符底纹 49
3.5.4 设置字符边框 49
3.5.5 设置文本效果 50
3.6 设置段落样式 50
3.6.1 设置段落对齐方式 51
3.6.2 设置段落缩进方式 51
3.6.3 设置段落间距与行距 52
3.6.4 设置段落边框和底纹 53
3.6.5 设置项目符号和编号 54
3.7 高效办公技能实战 55
3.7.1 高效办公技能1——将文档保存为网页格式 55
3.7.2 高效办公技能2——使用模板创建课程日历表 56
3.8 大神解惑 58
第4章 美化文档——文档格式的设置与美化
4.1 设置页面效果 60
4.1.1 添加水印背景 60
4.1.2 设置页面颜色 60
4.1.3 设置页面边框 62
4.2 使用文本框美化文档 63
4.2.1 插入文本框 63
4.2.2 添加艺术字效果 64
4.3 使用图片美化文档 64
4.3.1 添加本地图片 64
4.3.2 添加联机图片 65
4.3.3 编辑图片样式 65
4.3.4 调整图片位置 66
4.4 使用形状美化文档 67
4.4.1 绘制基本图形 67
4.4.2 编辑图形样式 68
4.5 使用SmartArt图形 69
4.5.1 绘制SmartArt图形 69
4.5.2 修改SmartArt图形 70
4.5.3 设置SmartArt布局 71
4.5.4 设置SmartArt样式 71
4.6 使用表格美化文档 72
4.6.1 插入表格 72
4.6.2 绘制表格 73
4.6.3 设置表格样式 74
4.7 使用图表美化文档 75
4.7.1 创建图表 75
4.7.2 设置图表样式 76
4.8 高效办公技能实战 77
4.8.1 高效办公技能1——导出文档中的图片 77
4.8.2 高效办公技能2——制作公司年度报告 78
4.9 大神解惑 80
第5章 排版文档——长文档的高级排版
5.1 页面排版设置 82
5.1.1 设置文字方向 82
5.1.2 设置页边距 83
5.1.3 设置纸张 84
5.1.4 设置页面版式 84
5.2 分栏排版文档 85
5.2.1 创建分栏版式 85
5.2.2 调整栏宽和栏数 86
5.2.3 单栏、多栏混合排版 87
5.3 使用样式与格式 87
5.3.1 查看样式 87
5.3.2 应用样式 87
5.3.3 自定义样式 88
5.3.4 修改样式 90
5.3.5 清除样式 91
5.4 添加页眉与页脚 91
5.4.1 插入页眉和页脚 91
5.4.2 设置页眉和页脚 93
5.4.3 设置文档页码 93
5.5 使用分隔符 94
5.5.1 插入分页符 94
5.5.2 插入分节符 95
5.6 特殊的中文版式 96
5.6.1 纵横混排 96
5.6.2 首字下沉 96
5.6.3 格式刷的使用 97
5.7 创建目录和索引 98
5.7.1 创建文档目录 98
5.7.2 更新文档目录 99
5.7.3 标记索引项 99
5.7.4 创建索引目录 100
5.8 高效办公技能实战 101
5.8.1 高效办公技能1——统计文档字数与页数 101
5.8.2 高效办公技能2——排版公司财务管理制度 102
5.9 大神解惑 104
第6章 审阅文档——办公文档的审阅与修订
6.1 批注文档 106
6.1.1 插入批注 106
6.1.2 编辑批注 106
6.1.3 隐藏批注 106
6.1.4 删除批注 107
6.2 修订文档 107
6.2.1 修订文档 108
6.2.2 接受修订 108
6.2.3 拒绝修订 108
6.3 文档的错误处理 109
6.3.1 拼写和语法检查 109
6.3.2 使用自动更正功能 110
6.4 定位、查找与替换 111
6.4.1 定位文档 111
6.4.2 查找文本 112
6.4.3 替换文本 113
6.4.4 查找和替换的高级应用 113
6.5 高效办公技能实战 114
6.5.1 高效办公技能1——批阅公司的年度报告 114
6.5.2 高效办公技能2——合并文档中的批注 115
6.6 大神解惑 116
第3篇 Excel报表操作
第7章 制作基础——Excel 2016的基本操作
7.1 创建工作簿 120
7.1.1 创建空白工作簿 120
7.1.2 使用模板创建工作簿 121
7.2 工作表的基本操作 121
7.2.1 插入工作表 122
7.2.2 删除工作表 122
7.2.3 选择工作表 123
7.2.4 移动工作表 123
7.2.5 复制工作表 125
7.2.6 重命名工作表 126
7.3 单元格的基本操作 127
7.3.1 选择单元格 127
7.3.2 合并单元格 128
7.3.3 拆分单元格 129
7.3.4 调整行高或列宽 130
7.3.5 复制与移动单元格区域 132
7.4 高效办公技能实战 133
7.4.1 高效办公技能1——快速创建销售报表 133
7.4.2 高效办公技能2——修改员工信息表 135
7.5 大神解惑 136
第8章 编辑报表——工作表数据的输入与编辑
8.1 在单元格中输入数据 138
8.1.1 输入文本 138
8.1.2 输入数值 139
8.1.3 输入日期和时间 140
8.1.4 输入特殊符号 140
8.2 快速填充单元格数据 141
8.2.1 使用填充柄 141
8.2.2 数值序列填充 142
8.2.3 文本序列填充 143
8.2.4 日期/时间序列填充 143
8.2.5 自定义序列填充 144
8.3 修改与编辑数据 145
8.3.1 通过编辑栏修改 145
8.3.2 在单元格中直接修改 146
8.3.3 删除单元格中的数据 146
8.3.4 查找和替换数据 147
8.4 设置文本格式 149
8.4.1 设置字体和字号 149
8.4.2 设置字体颜色 150
8.4.3 设置对齐方式 152
8.5 设置工作表的边框 154
8.5.1 使用功能区进行设置 154
8.5.2 设置边框线型 154
8.6 使用内置样式设置工作表 155
8.6.1 套用内置表格样式 155
8.6.2 套用内置单元格样式 156
8.7 高效办公技能实战 157
8.7.1 高效办公技能1——自定义单元格样式 157
8.7.2 高效办公技能2——设置物资采购清单 158
8.8 大神解惑 162
第9章 丰富报表——使用图表与图形丰富报表内容
9.1 使用图表 164
9.1.1 创建图表的方法 164
9.1.2 创建迷你图表 165
9.1.3 更改图表类型 166
9.1.4 使用图表样式 167
9.2 使用图片 168
9.2.1 插入本地图片 168
9.2.2 插入联机图片 169
9.2.3 应用图片样式 170
9.2.4 添加图片效果 170
9.3 使用自选形状 172
9.3.1 绘制自选形状 172
9.3.2 在形状中添加文字 173
9.3.3 设置形状样式 173
9.3.4 添加形状效果 174
9.4 使用SmartArt图形 175
9.4.1 创建SmartArt图形 175
9.4.2 改变SmartArt图形的布局 176
9.4.3 更改SmartArt图形的样式 177
9.4.4 更改SmartArt图形的颜色 177
9.5 使用艺术字 178
9.5.1 添加艺术字 178
9.5.2 设置艺术字样式 178
9.6 高效办公技能实战 179
9.6.1 高效办公技能1——为工作表添加图片背景 179
9.6.2 高效办公技能2——绘制订单处理流程图 180
9.7 大神解惑 182
第10章 计算报表——使用公式与函数计算数据
10.1 使用公式计算数据 184
10.1.1 输入公式 184
10.1.2 修改公式 185
10.1.3 编辑公式 186
10.1.4 公式审核 187
10.2 使用函数计算数据 189
10.2.1 输入函数 189
10.2.2 复制函数 190
10.2.3 修改函数 191
10.3 常用系统内置函数 192
10.3.1 文本函数 192
10.3.2 日期与时间函数 193
10.3.3 统计函数 194
10.3.4 财务函数 194
10.3.5 数据库函数 195
10.3.6 逻辑函数 195
10.3.7 查找与引用函数 196
10.4 使用自定义函数 197
10.4.1 创建自定义函数 197
10.4.2 使用自定义函数 199
10.5 高效办公技能实战 199
10.5.1 高效办公技能1——制作贷款分析表 199
10.5.2 高效办公技能2——检查员工加班统计表 201
10.6 大神解惑 204
第11章 分析报表——工作表数据的管理与分析
11.1 通过筛选分析数据 206
11.1.1 单条件筛选 206
11.1.2 多条件筛选 207
11.1.3 高级筛选 207
11.2 通过排序分析数据 208
11.2.1 单条件排序 208
11.2.2 多条件排序 209
11.2.3 自定义排序 210
11.3 使用数据透视表分析数据 212
11.3.1 创建数据透视表 212
11.3.2 通过调整字段分析数据 214
11.3.3 通过调整布局分析数据 217
11.4 使用数据透视图分析数据 218
11.4.1 利用源数据创建 218
11.4.2 利用数据透视表创建 219
11.4.3 通过调整字段分析数据 220
11.5 通过分类汇总分析数据 221
11.5.1 简单分类汇总 221
11.5.2 多重分类汇总 222
11.5.3 清除分类汇总 224
11.6 通过合并计算分析数据 224
11.6.1 按位置合并计算 224
11.6.2 按分类合并计算 226
11.7 高效办公技能实战 227
11.7.1 高效办公技能1——让表中序号不参与排序 227
11.7.2 高效办公技能2——分类汇总销售统计表 228
11.8 大神解惑 231
第4篇 PPT幻灯片操作
第12章 制作幻灯片——PowerPoint 2016的基本操作
12.1 新建演示文稿 236
12.1.1 创建空白演示文稿 236
12.1.2 根据主题创建演示文稿 236
12.1.3 根据模板创建演示文稿 237
12.2 幻灯片的基本操作 238
12.2.1 添加幻灯片 238
12.2.2 选择幻灯片 239
12.2.3 更改幻灯片 239
12.2.4 移动幻灯片 240
12.2.5 复制幻灯片 240
12.2.6 删除幻灯片 241
12.3 添加与编辑文本内容 241
12.3.1 使用占位符添加文本 241
12.3.2 使用文本框添加文本 241
12.3.3 在幻灯片中添加符号 242
12.3.4 选择与移动文本 243
12.3.5 复制与粘贴文本 243
12.3.6 删除与恢复文本 244
12.4 设置字体格式 244
12.4.1 设置字体样式 245
12.4.2 设置字符间距 245
12.4.3 使用艺术字 246
12.4.4 设置字体颜色 246
12.5 设置段落格式 247
12.5.1 设置对齐方式 247
12.5.2 设置缩进方式 248
12.5.3 设置间距与行距 249
12.5.4 添加项目符号或编号 249
12.6 高效办公技能实战 250
12.6.1 高效办公技能1——添加图片项目符号 250
12.6.2 高效办公技能2——保存幻灯片中的特殊字体 251
12.7 大神解惑 252
第13章 编辑幻灯片——丰富演示文稿的内容
13.1 添加并设置艺术字样式 254
13.1.1 插入艺术字 254
13.1.2 更改艺术字的样式 254
13.2 插入并设置图片样式 255
13.2.1 插入本地图片 255
13.2.2 插入联机图片 256
13.2.3 为图片设置样式 257
13.3 插入并设置形状样式 258
13.3.1 绘制形状 259
13.3.2 设置形状的样式 259
13.3.3 在形状中添加文字 261
13.4 插入并编辑表格 262
13.4.1 创建表格 262
13.4.2 在表格中输入文字 263
13.4.3 设置表格的边框 263
13.4.4 设置表格的样式 264
13.5 插入并编辑图表 266
13.5.1 插入图表 266
13.5.2 更改图表的样式 267
13.5.3 更改图表类型 267
13.6 插入并编辑SmartArt图形 268
13.6.1 创建SmartArt图形 268
13.6.2 添加与删除形状 269
13.6.3 更改形状的样式 270
13.6.4 更改SmartArt图形的布局 270
13.6.5 更改SmartArt图形的样式 271
13.7 高效办公技能实战 271
13.7.1 高效办公技能1——将文本转换为SmartArt图形 271
13.7.2 高效办公技能2——使用PowerPoint创建电子相册 272
13.8 大神解惑 275
第14章 美化幻灯片——让演示文稿有声有色
14.1 音频在PPT中的运用 278
14.1.1 添加音频 278
14.1.2 播放音频 278
14.1.3 设置播放选项 279
14.1.4 设置音频样式 280
14.1.5 添加淡入、淡出效果 280
14.1.6 剪裁音频 280
14.1.7 删除音频 281
14.2 视频在PPT中的运用 281
14.2.1 添加视频 281
14.2.2 预览视频 282
14.2.3 设置视频的颜色效果 283
14.2.4 设置视频的样式 284
14.2.5 剪裁视频 286
14.2.6 删除视频 287
14.3 创建各类动画元素 287
14.3.1 创建进入动画 288
14.3.2 创建强调动画 289
14.3.3 创建退出动画 290
14.3.4 创建路径动画 290
14.3.5 创建组合动画 292
14.3.6 动画预览效果 293
14.4 高效办公技能实战 293
14.4.1 高效办公技能1——在演示文稿中插入多媒体素材 293
14.4.2 高效办公技能2——在幻灯片中设置视频的海报帧 296
14.5 大神解惑 297
第15章 定制幻灯片——使用模板与母版批量定制幻灯片
15.1 使用模板 300
15.1.1 使用内置模板 300
15.1.2 搜索在线模板 301
15.1.3 从网站中下载模板 301
15.2 使用主题 303
15.2.1 使用内置主题 303
15.2.2 使用内置变体 303
15.2.3 设置变体颜色 304
15.2.4 设置变体背景 305
15.2.5 设置变体字体 306
15.2.6 设置变体效果 307
15.2.7 保存当前主题 307
15.3 设计母版 308
15.3.1 什么是母版 308
15.3.2 认识母版结构 309
15.3.3 创建幻灯片母版 309
15.3.4 讲义母版视图 311
15.3.5 备注母版视图 312
15.4 高效办公技能实战 312
15.4.1 高效办公技能1——使用母版定制自己的PPT模板 312
15.4.2 高效办公技能2——对演示文稿应用多个幻灯片母版 314
15.5 大神解惑 316
第16章 放映幻灯片——放映、打包与发布演示文稿
16.1 添加幻灯片切换效果 318
16.1.1 添加细微型切换效果 318
16.1.2 添加华丽型切换效果 318
16.1.3 添加动态切换效果 319
16.1.4 全部应用切换效果 320
16.1.5 预览幻灯片切换效果 321
16.2 放映幻灯片 321
16.2.1 从头开始放映 321
16.2.2 从当前幻灯片开始放映 322
16.2.3 自定义多种放映方式 322
16.2.4 设置其他放映方式 323
16.3 将幻灯片发布为其他格式 325
16.3.1 创建为PDF 325
16.3.2 创建为视频 326
16.4 高效办公技能实战 327
16.4.1 高效办公技能1——打包演示文稿为CD 327
16.4.2 高效办公技能2——发布演示文稿到幻灯片库 329
16.5 大神解惑 330
第5篇 组件协同办公
第17章 收发电子邮件——使用Outlook 2016收发办公信件
17.1 创建与管理账户 334
17.1.1 配置邮件账户 334
17.1.2 修改邮箱账户 335
17.1.3 删除邮箱账户 336
17.2 收发邮件 337
17.2.1 发送邮件 337
17.2.2 接收邮件 337
17.2.3 回复邮件 338
17.2.4 转发邮件 339
17.3 管理邮件 339
17.3.1 筛选垃圾邮件 339
17.3.2 备份与恢复邮件 340
17.3.3 添加邮件标志 343
17.3.4 搜索需要的邮件 343
17.3.5 跟踪邮件发送状态 344
17.3.6 删除邮件 345
17.4 管理联系人 345
17.4.1 添加联系人 345
17.4.2 修改联系人 347
17.4.3 导出联系人 347
17.4.4 导入联系人 349
17.5 高效办公技能实战 350
17.5.1 高效办公技能1——为电子邮件添加附件文件 350
17.5.2 高效办公技能2——使用Outlook发出会议邀请 351
17.6 大神解惑 353
第18章 创建数据库——使用Access 2016创建数据库系统
18.1 创建数据库 356
18.1.1 创建空白数据库 356
18.1.2 创建数据表 357
18.1.3 设置字段属性 359
18.1.4 创建索引 360
18.1.5 设置主键 361
18.2 查询数据 362
18.2.1 创建表关系 362
18.2.2 创建查询表 363
18.3 使用窗体 365
18.3.1 创建窗体 365
18.3.2 使用窗体操作数据 366
18.4 使用报表 368
18.4.1 创建报表 368
18.4.2 设计报表 369
18.4.3 预览报表 371
18.5 高效办公技能实战 371
18.5.1 高效办公技能1——创建“学生管理系统”数据库 371
18.5.2 高效办公技能2——创建公司员工工资汇总报表 372
18.6 大神解惑 376
第19章 管理笔记本——使用OneNote 2016管理笔记本
19.1 创建笔记本 378
19.1.1 快速创建笔记本 378
19.1.2 添加笔记页 379
19.2 记录笔记 379
19.2.1 在任意位置书写 379
19.2.2 设置字体格式 380
19.3 管理笔记本 380
19.3.1 设置笔记本 381
19.3.2 搜索笔记本 382
19.3.3 为笔记添加标记 382
19.4 高效办公技能实战 383
19.4.1 高效办公技能1——为笔记添加自定义标记 383
19.4.2 高效办公技能2——使用手写笔输入笔记 385
19.5 大神解惑 386
第20章 协同办公——Office组件之间的协作办公
20.1 Word与其他组件之间的协作 388
20.1.1 在Word文档中创建Excel工作表 388
20.1.2 在Word中调用PowerPoint演示文稿 388
20.2 Excel与其他组件之间的协作 389
20.2.1 在Excel中调用PowerPoint演示文稿 389
20.2.2 在Excel中导入Access数据库 390
20.3 PowerPoint 2016与其他组件的协作 391
20.3.1 在PowerPoint中调用Excel工作表 391
20.3.2 将PowerPoint转换为Word文档 392
20.4 Outlook与其他组件之间的协作 393
20.5 高效办公技能实战 394
20.5.1 高效办公技能1——使用Word和Excel逐个打印工资条 394
20.5.2 高效办公技能2——将Access文件导出为Excel表格 396
20.6 大神解惑 398
第6篇 高手办公秘籍
第21章 高级办公——Office 2016宏与VBA的应用
21.1 使用宏 402
21.1.1 录制宏 402
21.1.2 运行宏 402
21.1.3 编辑宏 404
21.1.4 删除宏 404
21.1.5 加载宏 404
21.2 管理宏 405
21.2.1 提高宏的安全性 405
21.2.2 自动启动宏 406
21.3 认识VBA 406
21.3.1 什么是VBA 406
21.3.2 VBA的编程环境 406
21.4 VBA语言基础 407
21.4.1 常量和变量 407
21.4.2 运算符与表达式 407
21.4.3 VBA的过程 408
21.4.4 基本语句结构 408
21.4.5 对象与集合 409
21.5 宏与VBA的应用实例 410
21.5.1 批量转换Word文档为文本文件 410
21.5.2 使用VBA计算员工奖金额 411
21.5.3 使用VBA设置幻灯片背景色 413
21.6 高效办公技能实战 414
21.6.1 高效办公技能1——启用被禁用的宏 414
21.6.2 高效办公技能2——保存带宏的
办公文档 415
21.7 大神解惑 415
第22章 办公技能——打印Office 2016办公文档
22.1 添加打印机 418
22.1.1 添加局域网中的打印机 418
22.1.2 打印机连接测试 420
22.2 打印Word文档 420
22.2.1 打印文档 420
22.2.2 自定义打印内容 421
22.2.3 打印当前页面 421
22.2.4 打印连续或不连续页面 422
22.3 打印工作表 422
22.3.1 打印预览 423
22.3.2 打印当前活动工作表 423
22.3.3 仅打印指定区域 423
22.3.4 打印网格线、行号与列标 424
22.4 打印PPT文稿 425
22.4.1 打印当前幻灯片 425
22.4.2 一张纸打印多张幻灯片 426
22.5 高效办公技能实战 426
22.5.1 高效办公技能1——双面打印文档 426
22.5.2 高效办公技能2——添加打印标题 427
22.6 大神解惑 428
第23章 保护数据——办公数据的安全与共享
23.1 办公文件的共享 430
23.1.1 将文档保存到云端 430
23.1.2 通过电子邮件共享 431
23.1.3 向存储设备中传输 432
23.1.4 局域网享工作簿 432
23.2 保护办公文档 434
23.2.1 标记为最终状态 434
23.2.2 用密码进行加密 435
23.2.3 保护当前工作表 436
23.2.4 不允许在单元格中输入内容 437
23.2.5 不允许插入或删除工作表 437
23.2.6 访问工作簿 438
23.2.7 添加数字签名 438
23.3 高效办公技能实战 439
23.3.1 高效办公技能1——检查文档的兼容性 439
23.3.2 高效办公技能2——恢复未保存的工作簿 439
23.4 大神解惑 440
第24章 移动办公——Office的跨平台应用
24.1 将办公文件传输到移动设备 442
24.1.1 将移动设备作为U盘 442
24.1.2 借助同步软件传输 442
24.1.3 使用QQ传输文件 443
24.2 使用移动设备修改文档 443
24.3 使用移动设备制作报表 445
24.4 使用移动设备制作PPT 446
24.5 大神解惑 448