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书名：《EXCEL人力资源管理》

作者：杨阳 著

出版社：天津科学技术出版社

开本：16

印张：21

字数：426千字

定价：59.00元

书号：ISBN 978-7-5576-3822-1

上架建议：人力资源·办公软件

责任编辑：方艳

 

 

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数字化管理自学手册。采用“步骤详解+图解标注”的方式，具有讲解详细、查询容易、即学即用等特点。能让人力资源管理从业者熟练掌握Excel软件的操作技能，利用各种数据表格提高工作效率。

 

 

 

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1.人力资源管理者的数字化管理指南

无论是哪个职位，Excel都会起到非常重要的作用：人事专员需要利用Excel，建立公司的各种数据和信息表；人事主管需要将人事专员收集到的各种数据，利用Excel强大的功能进行汇总并深入分析，然后找出问题并提出相应的解决意见；而人事经理需要综合、汇总所有的数据、信息，进而找出公司在人力资源运行的过程中出现的各种问题，然后加以解决，并为公司的发展提供科学的人力资源战略决策。

2.你应该知道的Excel表格设计四原则

人力资源经理进行高效数据分析的第一步，就是设计一份标准而规范的Excel表格。我们在设计表格时应遵循哪些原则呢？

（1）结构科学

保持Excel表格结构科学，就是要按照自身的工作性质、管理内容、数据种类等特点，分别设计与之相对应的基础管理表格，并分别保存不同的数据。因此，基础的数据表格应该越简单越好，千万不要将所有的数据都放在同一个工作表中。

（2）数据易读

数据易读包括两个方面：一是利用函数读数（取数）方便，二是眼睛查看数据容易。如果设计的表格既杂又乱，就不能实现这两种高效读数。

（3）汇总方便

表格不管有多大的数量，汇总都要简单方便、容易操作。如果操作起来非常吃力，就会降低我们的工作效率。

（4）分析灵活

在人力资源管理中，Excel表格更多的是被用来分析数据，并对数据进行深度挖掘。如果表格分析欠缺灵活性，就会失去其应有的功能。这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。

3.你知道Excel数据表和报表的区别吗？

在学习制作Excel表格之前，我们应该认清数据表与报表的区别。这样才能让Excel的学习变得更加顺畅。简单来说，数据表就是我们在日常工作中存储各种数据、信息的表格，通常由自己使用，不对外，或者是给做数据统计分析的人员查看的。因为一份没有经过汇总、分析的Excel表格，对其他人没有太大的意义。但很多初学者分不清楚数据表的功能，或者是让数据表承担了太多的职责而将其变得不伦不类，进而浪费了大量的时间，却没有达到预期效果。

 

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1.入门级讲解

不管您之前是否接触过 Excel 2016 办公软件，您都能从本书中找到您的最佳起点，并快速掌握 Excel。

2.注重实战技能

本书从 Excel 2016 软件的基本操作开始，逐步引导读者深入学习各种相关的应用技巧，并侧重于 Excel 的实战技能，而且使用了大量简单易懂的工作案例进行分析与操作指导，让读者学起来轻松自如，操作有章可循。

3.一步一图、图文并茂

在本书的讲解过程中，每一个人力资源管理中的技能点，都配有与其紧密结合的案例进行讲解，并且一步一图、图文并茂，使得读者在学习本书的过程中，可以非常直观、清晰地看到每一步骤的操作过程和操作效果，让读者更容易懂，也更容易接受。

4.适用广泛

本书的实用性与可操作性极强，既适合人力资源管理者在日常的工作、学习中使用，又适合作为职业学校相关专业的教学教材使用。

5.贴心提示、细致入微

本书在讲解的过程中，在每节的首页都列出了学习任务和学习目标，以指导读者重点学习和学后检查。此外，本书还增设了“操作小技巧”小栏目，让读者在学习的过程中，更好地学习相关操作，并轻松掌握 Excel的操作技巧。

 

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杨阳，毕业于郑州大学信息管理信息系统专业，管理学学士学位。先后发表计算机教学改革、信息化管理等方面论文十余篇。获得河南省教育厅人文社会科学研究优秀成果一等奖、河南省职业学校教学一等奖、河南省教育厅教育教学研究优秀成果二等奖，“河南之星”优秀论文一等奖等荣誉。主持过河南省职业教育教学改革研究规划项目，并参与过河南省教育厅哲学社会科学类项目、河南省职业教育教学改革研究重点项目。

 

 

 

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本书作者根据多年人力资源管理的工作经验，并结合自身的专业知识，以人力资源管理者的日常工作为主线，详细介绍了工作过程中常用文件的制作与分析。为了便于读者更好地学习及快速提升，本书列举了大量的案例，并配合详细、清晰的图解操作，力求将每个案例的制作过程都明确地展示给读者。

此外，本书中每个实例都经过精心挑选，具有非常高的实用性与代表性。只要人力资源从业者学习、掌握本书中EXCEL图表的制作方法，就能从繁杂的数据汇总与数据分析的工作中解脱出来。

 

 

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第一章 树立正确理念，认识Excel对HR的重要性

Excel在人力资源管理中的高效应用002

树立Excel表格设计的正确意识004

 

第二章 定好大局，人力资源的规划管理

人力资源规划概述008

部门月份重点工作计划表011

年度人力资源需求预测表018

人力资源需求规划表024

HR职位分析描述表028

人员流动分析表034

岗位职能说明表041

名额编制计划表046

岗位工作分析调查问卷表051

第三章 广纳优秀人才，员工的招聘与录用

员工招聘概述058

招聘费用预算表061

招聘岗位信息表066

员工聘用核定表071

应聘人员登记表075

应聘人员复试名单079

新员工试用表083

员工转正申请表089

 

第四章 把握细节，员工的人事档案管理

人事档案管理概述096

每月部门人员统计表098

人事任命通报表104

公司高层一览表110

人事变更表114

员工通讯录快速查询表119

员工档案资料表124

员工内部调动申请表129

 

第五章 追求无极限，员工的培训管理

员工培训管理概述136

员工培训问卷调查表138

员工培训费用预算表143

新员工入职培训计划表149

员工培训成绩表153

培训成绩查询表158

培训反馈表164

学员培训评估表169

 

第六章 谋求共赢，员工的薪酬社保管理

薪酬管理概述176

加班统计表178

员工带薪年假统计表185

销售部门奖金计算表191

考勤统计表195

员工月度工资统计表201

员工月度工资部门汇总表207

员工工资条211

员工社保缴费申请表220

社保代扣代缴统计表227

 

第七章 规划得当，员工的离职与调整管理

员工离职管理概述234

员工离职申请及审批表236

员工离职工资结算表242

员工离职工作交接表247

离职原因统计表254

员工岗位变动申请表262

派遣员工报到通知书268

内部借用人员申请表273

 

第八章 绩效考核管理，人力资源管理的重中之重

绩效考核管理概述278

员工月度考核表280

员工季度考核表287

员工绩效考核面谈表292

销售部员工业绩统计表298

员工工作能力查询表304

员工年度绩效考核表310

 

附录

Excel中常用的30个函数317

 

第一章

树立正确理念，认识Excel对HR的重要性

Excel是微软办公软件中的一个重要组成部分，它具有操作简单、灵活，应用性很强的特点，并且拥有着强大的计算功能，能够进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作。因此，目前越来越多的企业，都会使用Excel进行人力资源管理的日常工作。同时，熟练掌握Excel的函数功能，还能大大提高HR的工作效率，甚至达到一劳永逸的效果。

Excel在人力资源管理中的高效应用

 

 

一般来讲，人力资源部门的工作主要包括以下几大模块：人力资源规划、招聘与面试、组织与岗位管理、培训管理、薪酬社保管理、绩效管理、员工的劳动关系和企业文化等。

在这几大模块中，除了最后一项——企业文化外，其他的模块都会涉及Excel表格的大量应用。俗话说：“工欲善其事，必先利其器。”如果我们在工作中有了Excel的帮助，工作效率就能够呈几何倍数的提高。

比如，我们在人力资源管理的日常工作中，会遇到下列问题：

（1）动态了解公司员工的流入与流出情况，以便随时掌握公司人力资源成本所发生的变化；

（2）分析员工在本年度的薪酬变化情况，以便于为明年的薪酬调控提供相应的依据；

（3）处理员工的考勤、计算员工的工资和奖金、制作员工的工资条，然后将每个员工的工资都准确无误地发放到他们的账户中，并及时通知他们；

（4）汇总整个公司多达数千员工的工资，然后制作一份所有员工五险一金汇总表以及相应的个税代扣代缴表；

（5）当员工的生日、合同或退休日期以及新员工的试用期快到时，如何设置Excel表格的提醒功能，以避免出现手忙脚乱的状况；

（6）对于销售部门来说，如何统计、核算每个销售人员的销售业绩，并根据他们的业绩提成计算奖金数额……

对任何一名HR来说，诸如此类的问题有很多，而且十分复杂、非常烦琐。要对人力资源进行科学、有效的管理，并提高相应的工作效率，我们就必须学习和掌握使用Excel的数据管理、处理和分析功能，其中包括常用函数、数据处理分析方法、数据透视表、图表的使用方法与技巧，并提升Excel的实际使用水平和能力。这样，我们才能在人力资源管理的日常工作中，大幅提高工作效率。

那么，Excel是如何帮助我们提高工作效率，让工作变得事半功倍的呢？下面举一个例子：

一家中型企业共有1000名生产员工，他们刚刚进行了一场晋级考核。目前，考核的结果已经揭晓。公司决定：综合成绩在90分以上者，即可加薪10%；成绩在80～89分和60～79分者，工资增长的比例分别为8%和5%；而60分以下者则不予加薪。

人力资源部门需要对参加考核的每一位员工的成绩和工资增长比例进行汇总，然后提交给公司领导。

第一种方法是按照传统的方法，根据每一位员工的考核成绩，然后逐个输入到10%、8%、5%和0这四个数据表中。如果是10个人的信息，则这种方法还容易操作；但如果是1000人，则可想而知，其工作量会有多大。显然，这种方法是不可取的。

第二种方法是利用Excel表格中的排序功能，将所有参加考核员工的成绩按照降序或升序进行排列，然后填写相应的数据，最后再恢复到原排序。

第三种方法是使用Excel函数公式，比如IF函数或VLOOKUP函数都可以实现这个功能，编辑好公式之后，直接下拉复制、粘贴即可完成。

我们比较一下这几种方法的操作时间。第一种方法显然要耗费大量的时间，甚至还存在把数据填错的风险；第二种方法虽然比第一种方法效率高，但仍然比较麻烦，即便操作熟练者也需要半小时左右才能完成；而第三种方法只需要编辑一个函数公式即可完成，时间最多不会超过五分钟。

由此可见，学好Excel对于提升HR的工作效率非常重要。从人力资源部门的专员到主管，再从主管到经理，随着职位的不断攀升，对于人员的要求也会越来越高，即从具体的事务性工作逐渐转变为战略性调控。

但无论是哪个职位，Excel都会起到非常重要的作用：人事专员需要利用Excel，建立公司的各种数据和信息表；人事主管需要将人事专员收集到的各种数据，利用Excel强大的功能进行汇总并深入分析，然后找出问题并提出相应的解决意见；而人事经理需要综合、汇总所有的数据、信息，进而找出公司在人力资源运行的过程中出现的各种问题，然后加以解决，并为公司的发展提供科学的人力资源战略决策。

因此，在当今大数据爆发的时代，Excel对于人力资源管理的作用变得越来越重要。我们只有熟练掌握Excel，并将其与人力资源的专业知识和实际工作结合起来，才能做到从之前的观念性管理，发展为更加科学、有效的数据性管理。

树立Excel表格设计的正确意识

 

 

Excel是微软公司办公软件的重要组件之一，其操作具有十分简单、灵活的特点。同时，Excel还拥有大量的函数公式可供选择使用，以便于我们进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，在人力资源管理的工作中扮演着非常重要的角色。

 

认清Excel数据表与报表的区别

在学习制作Excel表格之前，我们应该认清数据表与报表的区别。这样才能让Excel的学习变得更加顺畅。

简单来说，数据表就是我们在日常工作中存储各种数据、信息的表格，通常由自己使用，不对外，或者是给做数据统计分析的人员查看的。因为一份没有经过汇总、分析的Excel表格，对其他人没有太大的意义。

在数据表中，通常存储着我们收集的各种基本、原始的数据，

如下图所示

 

 

而报表通常是给其他人查看、审核的表格，因此，表格一般都是美化之后的表格，数据也是经过加工、整理之后的数据，如下页图所示。

但很多初学者分不清楚数据表的功能，或者是让数据表承担了太多的职责而将其变得不伦不类，进而浪费了大量的时间，却没有达到预期效果。

 

 

制作Excel数据表的注意事项

制作数据表时要注意，数据表中的数据应当是最原始、最基础的数据。

原始数据就是没有经过计算得出的数据。越是原始的数据，我们越能从中找到一些规律。比如，我们可以把每次员工培训的费用分为教材费用、讲师津贴、交通费用、住宿费用等，这些都是最原始的费用，以便于我们与下一次的培训费用进行分析、对比。

此外，我们还应注意，千万不要在数据表中处理数据或者随意更改，除非是把错误数据改成正确数据。这是制作Excel表格的良好习惯，我们应当学会保持这个习惯，即需要处理数据或者做报表时，再另外新建一张表。

如果直接在数据表中随便改格式做报表，则可能导致丢失数据的严重后果。如果我们将“数据表”想象成“数据源”，则可能更容易理解。

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