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别怕 Excel 函数其实很简单

别怕,Excel VBA其实很简单姐妹篇 传授Excel函数与公式高效办公效率手...

  • 作者: Excel Home 编著著
  • 出版社: 人民邮电出版社
  • 出版时间:2015-02-01 00:00:00
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  • 作者: Excel Home 编著著
  • 出版社:人民邮电出版社
  • 出版时间:2015-02-01 00:00:00
  • 版次:1
  • 印次:1
  • 印刷时间:2015-02-01
  • 开本:16开
  • 装帧:平装
  • ISBN:9787115384553
  • 版权提供:人民邮电出版社

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Excel Home是一个主要从事与推广Microsoft Office(特别是Microsoft Excel)应用技术的非营利性网站。该网站上汇聚中国大陆地区及港台地区众多Office高手,他们身处各行各业,并身怀绝技!

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罗国发,网名ggsmart,人称叶枫,Excel Home官方微博管理员,Excel Home免费在线培训中心最受欢迎的讲师之一。中学教师,拥有丰富的教育培训经验,擅长Excel数据处理与分析,在使用Excel 函数方面拥有丰富的学习心得和实践经验。其发表于Excel Home的技术帖和课件成为大量Excel函数初学者的启蒙教材。

 

周庆麟,网名Kevin,中国最资深的微软全球最有价值专家(MVP),Excel Home创始人、站长,多年来从事于企业财务和信息化管理工作,对Microsoft Office在销售、财务、物流和公司管理方面的应用有着深入的研究,曾参与策划和编写了几十本畅销Office技术图书。同时也是一名优秀的技术顾问和培训讲师,有丰富的授课经验。

 

第1章 聊聊你不知道的Excel

 

第1节 最牛的Excel用法 2

1.1.1 我见过最牛的求和方式 2

1.1.2 我曾经也这样囧过 3

1.1.3 原来Excel还可以这样算 7

第2节 你眼中不一样的Excel 10

1.2.1 Excel不只是一个画表工具 10

1.2.2 Excel公式的优势是什么 12

第3节 不会Excel的厨子不是好厨子 15

 

第2章 公式到底是什么

 

第1节 什么是Excel公式 18

2.1.1 公式,就是别样的数学运算式 18

2.1.2 公式的分类 19

第2节 怎样在Excel中使用公式 19

2.2.1 在单元格中输入公式 19

2.2.2 编辑已有的公式 20

2.2.3 复制公式到其他单元格 21

2.2.4 为什么公式不计算了 23

2.2.5 切换显示公式和公式结果 29

第3节 公式的组成与结构 31

第4节 Excel中的数据 33

2.4.1 数据就是被保存下来的信息 33

2.4.2 不同的数据类型 34

2.4.3 公式中的常量和变量 37

第5节 公式中的运算符 38

2.5.1 算术运算符 39

2.5.2 比较运算符 39

2.5.3 文本运算符 41

2.5.4 引用运算符 41

第6节 在公式中引用单元格 43

2.6.1 引用单元格就是指明数据保存的位置 43

2.6.2 不同的单元格引用样式 45

2.6.3 相对引用和绝对引用 49

第7节 Excel中的函数 59

2.7.1 一个函数就是一台多功能的榨汁机 59

2.7.2 函数都由哪几部分组成 60

2.7.3 Excel中都有哪些函数 62

第8节 使用函数编写公式 65

2.8.1 让Excel自动插入函数公式 65

2.8.2 选择适合的函数编写公式 66

2.8.3 手动输入函数编写公式 68

 

第3章 常用的逻辑函数

 

第1节 Excel中的是与非 74

3.1.1 Excel处理问题的逻辑 74

3.1.2 什么时候Excel会对你说TRUE 75

第2节 IF让你的选择不再困难 77

3.2.1 有选择的地方就有IF函数 77

3.2.2 让IF替你选择正确的结果 78

3.2.3 为多个学生的成绩评定等次 80

3.2.4 从多个结果中选择符合条件的一个结果 82

3.2.5 根据数据选择不同的运算 85

3.2.6 使用IF屏蔽公式返回的错误值 86

第3节 IF函数的三个小伙伴 88

3.3.1 不能被Excel识别的数学不等式 88

3.3.2 用AND函数判断是否同时满足多个条件 91

3.3.3 使用OR函数判断是否满足多个条件中的某个条件 94

3.3.4 使用NOT函数求相反的逻辑值 95

 

第4章 用函数进行数学运算与数据统计

 

 

第1节 求和运算,首选SUM函数 98

4.1.1 为什么需要使用函数求和 98

4.1.2 使用SUM函数的优势 98

第2节 使用SUMIF按条件求和 102

4.2.1 什么时候需要使用SUMIF 102

4.2.2 为SUMIF设置求和条件 103

4.2.3 忽略求和区域中的错误值 105

4.2.4 使用可变的求和条件 106

4.2.5 使用不可求和的条件区域 107

4.2.6 SUMIF函数的参数介绍 109

4.2.7 替SUMIF函数设置尺寸不匹配的第3参数 111

4.2.8 按模糊条件对数据求和 112

4.2.9 通配符就是通用的字符 115

4.2.10 在SUMIF函数中使用通配符 116

4.2.11 设置多行多列的条件区域 117

4.2.12 求最后一次借书的总数 120

4.2.13 让SUMIF替你查询商品的单价 121

第3节 多条件求和,更方便的SUMIFS函数 123

4.3.1 SUMIF函数不能解决的条件求和问题 123

4.3.2 使用SUMIFS函数进行多条件求和 124

4.3.3 在SUMIFS函数中使用通配符 125

第4节 求指定数据的平均值 126

4.4.1 求平均值,最常用的AVERAGE函数 126

4.4.2 使用AVERAGEIF函数按单条件求平均值 128

4.4.3 使用AVERAGEIF函数求各科平均成绩 129

4.4.4 使用AVERAGEIFS函数进行多条件求平均值 130

第5节 统计符合条件的单元格个数 131

4.5.1 你在用什么方法统计单元格个数 131

4.5.2 COUNTIF函数的参数介绍 133

4.5.3 求等于某个数值的单元格个数 133

4.5.4 使用比较运算符设置统计条件 134

4.5.5 借助通配符按模糊条件计数 135

4.5.6 求区域中包含的单元格个数 136

4.5.7 统计空单元格的个数 137

4.5.8 求文本单元格的个数 138

4.5.9 COUNTIF函数的其他家庭成员 139

第6节 使用COUNTIFS函数按多条件统计单元格个数 140

4.6.1 可能会遇到的多条件计数的问题 140

4.6.2 按多条件统计的专用函数 141

第7节 使用函数对数值行取舍 142

4.7.1 什么是数值取舍 142

4.7.2 笨拙的数值取舍方式 142

4.7.3 Excel中的取舍函数 143

4.7.4 使用ROUND函数对数值四舍五入 143

4.7.5 使用ROUNDUP与ROUNDDOWN对数值强制取舍 144

4.7.6 使用INT或TRUNC保留整数 145

 

第5章 用函数处理文本

 

第1节 将多个字符串合并成一个 148

5.1.1 什么是合并字符串 148

5.1.2 用CONCATENATE 函数合并字符串 148

5.1.3 比CONCATENATE函数更方便的&运算符 150

5.1.4 特殊的 PHONETIC 函数 151

第2节 用函数计算文本的长度 152

5.2.1 什么是文本的长度 152

5.2.2 字符与字节的区别 153

5.2.3 使用LEN计算文本包含的字符数 153

5.2.4 使用LENB函数计算文本包含的字节数 154

第3节 检查文本是否相同 155

5.3.1 最常用的比较运算符“=” 155

5.3.2 使用EXACT函数区分大小写比较 155

第4节 查找指定字符在字符串中的位置 156

5.4.1 字符串就像被串起来的珠子 156

5.4.2 查找字符位置就像查找黑色珠子的位置 157

5.4.3 使用FIND函数查找指定字符的位置 158

5.4.4 如果字符串中存在多个查找值 159

5.4.5 指定FIND函数查找的起始位置 160

5.4.6 另一个查找函数SEARCH 161

5.4.7 FIND函数和SEARCH函数的区别 161

5.4.8 使用FINDB函数和SEARCHB函数按字节查找 164

第5节 使用函数截取部分字符 165

5.5.1 为什么要截取字符 165

5.5.2 使用LEFT函数从左端截取字符 166

5.5.3 使用RIGHT函数从右端截取字符 167

5.5.4 左右开弓,截取中间字符 168

5.5.5 截取中间字符,更灵活的MID函数 169

5.5.6 按字节截取字符 171

5.5.7 分离中英文字符 171

5.5.8 将金额分列显示在多个单元格中 174

5.5.9 截取指定字符前的字符 178

第6节 替换字符串中的部分字符 180

5.6.1 使用SUBSTITUTE函数替换指定的字符 180

5.6.2 将同一字符替换为不同的多个字符 182

5.6.3 用REPLACE函数替换指定位置的文本 183

5.6.4 使用REPLACEB函数按字节数替换 184

5.6.5 加密电话号码中的部分信息 184

5.6.6 处理使用错误分隔符的不规范日期 185

第7节 使用TEXT函数替字符串“整容” 187

5.7.1 TEXT函数与自定义数字格式 187

5.7.2 TEXT函数的参数说明 188

5.7.3 TEXT函数的格式代码 188

5.7.4 格式代码的4个区段 189

5.7.5 自己替函数设置格式代码 191

5.7.6 使用现成的格式代码 193

5.7.7 数字格式代码中的数字占位符 193

5.7.8 让数据统一显示固定的位数 194

5.7.9 用TEXT函数对数据进行取舍 194

5.7.10 让所有数据按小数点对齐 195

5.7.11 去掉数字中无意义的0 196

5.7.12 在格式代码中使用千分位分隔符 196

5.7.13 让数字缩小1000倍 197

5.7.14 格式代码中的其他符号 197

5.7.15 格式代码中的字符串 198

5.7.16 将小数显示为分数 199

5.7.17 将小写金额转为中文大写样式 199

5.7.18 让数字以百万为单位显示 200

5.7.19 用TEXT函数处理时间和日期 201

第8节 文本与数值互换 202

5.8.1 文本函数与喷漆罐 202

5.8.2 将数值转为文本 202

5.8.3 不要以为所有的数字都能求和 204

5.8.4 火眼金睛,辨别文本数字与数值 205

5.8.5 将文本数字转为数值 207

 

第6章 用函数实现高效查找

 

第1节 使用VLOOKUP查询符合条件的数据 212

6.1.1 用“聪明”的方式完善成绩表 212

6.1.2 更方便的VLOOKUP函数 213

6.1.3 VLOOKUP函数的查询规则 214

6.1.4 使用精确匹配补全工作表信息 215

6.1.5 使用模糊匹配为成绩评定等次 217

6.1.6 让函数返回同一查询结果的多列数据 220

6.1.7 在第1参数中使用通配符进行模糊查找 221

6.1.8 让函数返回符合条件的多条记录 223

6.1.9 根据多个条件查询数据 224

6.1.10 处理VLOOKUP函数的查询错误 226

第2节 VLOOKUP的孪生兄弟—HLOOKUP 230

第3节 使用MATCH函数确定数据的位置 231

6.3.1 你的数据保存在第几个单元格 231

6.3.2 使用MATCH函数确定数据的位置 232

6.3.3 MATCH函数的使用规则 232

6.3.4 判断某数据是否包含在另一组数据中 233

6.3.5 提取唯一值数据 235

第4节 使用INDEX函数获取指定位置的数据 237

6.4.1 什么时候会用到INDEX函数 237

6.4.2 怎样使用INDEX函数 238

6.4.3 使用简化的INDEX函数 239

6.4.4 INDEX函数的返回结果是数据吗 240

6.4.5 代替VLOOKUP函数完善成绩表信息 242

6.4.6 解决逆向查询问题 243

 

第7章 用函数处理日期与时间

第1节 揭开日期和时间的面具 246

7.1.1 日期是数值的特殊显示样式 246

7.1.2 Excel的日期系统 247

7.1.3 时间是分数的特殊显示样式 248

第2节 在Excel中录入日期与时间 249

7.2.1 按格式样式手动输入日期与时间 249

7.2.2 快速录入当前系统日期与时间 251

7.2.3 利用 DATE函数生成指定日期 252

7.2.4 求指定月份第一天的日期值 253

7.2.5 求指定月份最后一天的日期值 253

7.2.6 使用TIME函数生成指定的时间值 254

第3节 获取日期值和时间值中的信息 255

7.3.1 提取日期值中的年月日信息 255

7.3.2 获取时间值中的时分秒信息 256

7.3.3 从带时间的日期数据中提取纯日期 256

第4节 其他常见的日期计算问题 257

7.4.1 返回指定天数之前或之后的日期值 257

7.4.2 返

  ————序:让我们更有效率地烹饪信息大餐————

  在原始社会,一名好厨子通常只需要做好一件事情,就是确保所有能做成食物的东西都被做成食物。在资源特别匮乏的时代,人类首先关注的是能不能吃饱,而不是好不好吃。所以,你只需要借助树枝和石块,就可以开工了。

  随着科技的进步,越来越多的专业设备进入寻常百姓家,造福我等懒人。

  想在家里吃最新鲜的面包?把面粉和配料倒进面包机,然后完全不用管,等着吃就好了。

  想喝不含任何添加剂的酸奶?把奶和配料倒进酸奶机,然后完全不用管,等着喝就好了。

  想吃糖醋排骨?把排骨和配料倒进料理机,定好时间,坐等开锅……

  这一切,和我等“表哥”“表妹”如今的境遇何等相似?

  在这样一个信息大爆炸的时代,从海量数据中高速有效地提取有价值的信息,提供决策支持,是大到企业小到个人都必须具备的技能,而技能需要借助工具方可施展。如果把Excel看作一个工具套装,那么函数与公式毫无疑问是其中一个非常重要的组成部分。

  不到长城非好汉—这句话肯定有点夸张了,好汉不一定都会到长城。但是,对于和Excel常打交道的“表哥”“表妹”而言,用不好函数和公式,就肯定谈不上熟练使用Excel—以后千万别在个人简历上想当然地就写自己精通Excel,很容易露馅。

  很多人觉得Excel函数和公式很难学,说自己怎么努力也学不好,说自己数学不好所以学不好,说自己不会英文所以学不好……是啊,要想学不好,理由总是很多的,可问题是这是个不得不好好学习的东西,怎么办呢?

  我想问,对于做面包这件事情,是学习揉面、发面、烘烤这一系列流程容易呢,还是学会怎么操作面包机容易?每一个Excel函数,都像一台特定口味的面包机,你只需要了解放什么原料进去,选择哪个挡位,就能确定无疑地得到对应的面包,想要烤焦都很难。所以,你觉得函数难,是因为你还没有看到更难的事情—没有函数。

  很多食品和菜肴的制作过程远比做面包复杂,需要按照配方和流程,借助多种烹饪设备完成。但是,在使用具体的每个设备时,也大多是“放进去不用管”的原则。原料依次经过多个设备,前一个工序完成的半成品,作为原料进入下一个工序,直到最后成品。这和Excel函数的嵌套使用是相同的道理,单个函数的功能有限,但多个函数按流程组织在一起,就非常强大了。

  所以,我们应该将Excel的函数视作我们的好帮手,是我们的福星,而不是令人头疼的坏家伙。你只要多花一点心思读读它们的说明书,了解放什么原料、开关在哪里,就可以让它们为我们高效地工作,烹饪信息大餐。

  【多久才能真正学会Excel函数?】

  看到这里,也许你会说,好吧,我已经完全明白Excel函数是个啥角色,并且已经做好准备认真学习它了。可是我需要学习多久才能真正学会呢?

  问得好!

  但是这个问题要回答清楚可真没那么容易,我觉得有必要讲得细一点。

  最近有个很火的说法,说只要练习10000个小时,就可以成为任何一个领域的专家。

  嗯,先别怕,我并不是说你要10000个小时才能学会Excel函数,我只是借着这句话开始我的回答。

  什么是专家呢?比如厨艺这件事,要达到普通厨师、高级餐厅的大厨、食神这样不同的专家级别,付出的努力肯定是不一样的,甚至还不光是努力就可以达成的。那么,我们的目标是啥呢?怎样才算真正学会Excel函数呢?

  我个人觉得,只要达到两点,就可以算学会Excel函数了:

  (1)真正理解Excel函数是做什么的;

  (2)掌握函数与公式的通用特性并掌握最常用的一些函数。

  学习新知识,就像探索陌生地域。如果带着地图进入陌生地域,那么迷路的可能性就会大大降低;如果进入之前还能乘飞机鸟瞰一番,那就更有利于之后的探索。那么,我们现在先鸟瞰一下,Excel函数到底是做什么的。

  Excel函数是用在公式里面的,谈函数必谈公式,两者不宜分割。我曾多次在培训课堂上问学员一个问题,“Excel函数与公式的核心价值是什么?”得到的答案100%都是“计算”。这个答案,对,也不对。

  函数确实有计算的功能,只要指定参数,它就可以按预定的算法完成计算,输出结果。所以前文我将它比喻成面包机,放进面粉和配料,就可以自动做好面包。但是,这只是函数的初级功能,而不是核心价值。

  在Excel里面,我们通常需要完成的任务,是对表格的每一列或每一行都按照预定的算法得出结果。

  在这一列(或行)结果没有诞生之前,其他的数据之间是没有关联起来的,看不到任何有意义的信息。所以,Excel函数和公式的核心价值是确立数据之间的关联关系,并且使用新的数据(结果)描述出来。

  函数和公式要实现的是一种算法表达,所以与其说它是一台面包机,不如说是一个面包解决方案,或者面包魔法。一台面包机,只能作用于一份面粉和配料。而面包魔法,可以对所有符合配方的面粉和配料进行作用,让它们全部变成某种面包。

  接下来,我们需要掌握函数与公式的通用特性,包括数据类型、运算符、引用方式的选择、函数的选择和使用方法、函数如何嵌套等,再学习最常用的一部分函数—大约20个。

  一般说来,如果你深入了解并能熟练使用的函数数量到达50个,就已经相当厉害了。尽管这只占Excel函数总量的1/8左右,但对你而言,剩下的任何函数都不再有难点,只要在需要用到它们的时候,快速学习了解即可。

  哪些通用特性和常用函数是需要优先掌握的?这正是本书要告诉你的。

  ————————————ExcelHome创始人、站长:周庆麟

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