秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法

本书凝聚了一个从业多年、仍战斗在办公室工作一线的小秘书的实践经验总结和理论思考成果。它不是以往或粗制滥造、或板着面孔、或不说真话的职场书，而是敢于揭露职场真相的真实手记。 它说真话，告诉你职场到底有什么规矩：你不经常找领导汇报，领导就是不高兴；你写文章不懂得研究借鉴，就是写不好；你老在微信上问“在吗”，别人就是讨厌你。职场规矩就是这样，你看清楚了，就能绕开雷区。 它说人话，用口语化的、轻快活泼的字句来组织文章。坚决杜绝四六句、对仗句，坚决抛弃“一要二要三要”的俗套，怎么想的就怎么写，怎么做的就怎么写，怎么直观好懂生动就怎么写。 它想真切而直白地告诉你，身在职场，如何得到领导和同事的认可？如何培养办公室工作人员素养？如何在办公室搞好沟通？如何写好公文？如何安排好宴请？如何组织好会议？如何高效办公？ 它是新潮、好用、深度的办公室实操宝典，讲的是做人、办事的办公室故事；它想带你领略在办公室风生水起的*秘密——不是投机取巧，也不是尔虞我诈，而是，办公室工作看上去全是繁琐和重复，但想要做好它，想要实现作为大机器中一颗小零件的自身价值，只能靠我们用一种“匠人”的心态和精神去琢磨、去学习、去思考、去精进，*终把手头平淡无奇的活计做成一门手艺。

第一章长袖善舞的艺术——如何被领导和同事认可003大，入戏太深，惯性太强，以至于出现一个严重的问题：活儿明明干得很好，按照领导指示一步步、规规矩矩落实到位了，于是就认为事情已经办完了，一声也不吱，悠然自得地读读书、看看报去了。几天过去了，领导一个怒气冲冲的电话打过来：你小子怎么搞的，上次交代的事你还没办完？有那么难吗？你一脸不服气：领导，我早就办完了呀，那谁谁满意得很，你凭啥批评我？再说，你当时也没让我完事后给你说啊，我不是怕你忙打扰你吗？！把领导噎得够呛。石头刚到办公室，刚当上秘书时，也常出这种问题，大事、拿不准的事、难落实的事、领导特别关心的事还能时不时想着跟领导及时汇报，到了发通知、传话、寄东西、送材料这种小事，觉得无关紧要、不足挂齿，反倒懒得再多一句嘴给领导报告进展情况了。有一次，领导让石头去某单位送一份文件，石头分秒不敢怠慢，火速把材料送到对方手中，又返回办公室，怡然自得地赶起了材料。快到傍晚了，领导打来电话，语气里满是焦虑：石头，材料送到了吗？我自以为立了大功，满心欢喜地邀功：当然，您一吩咐我马上就去了，送完都回来好长时间了。不曾想领导不但没表扬我，反而怒气冲冲：送到了你怎么不说一声！对方看材料后我还有事要跟对方补充！我一直在等你回话，你太不靠谱了！说实话，当时石头很委屈，也不理解，明明及时送到了，怎么还挨批评。这种送材料的小事，办了也就办了，还有必要专门跑去跟领导强调吗？好像办了多大的事一样。我不去打扰领导，难道不是替他着想，替他分忧吗？后来办公室里有了实习生，石头有时会请实习生帮自己做一些杂事。比如，让实习生去寄快递，心里就会老惦记要看到快递回执单；让实习生通知一个会，就老想问问是不是都回复了；让实习生出去接嘉宾，就老担心有没有按时到，有没有顺利接上。这时，才逐渐能够体会到领导把工作布置给你之后的心态：领导把事情交给你了，即使是小事，但事实上这件事还是脱离了他的视野和掌控，和他亲自去办是完全不同的，他无从知道办了没有、办到什么程度。此时的领导大概就像在黑夜里转悠摸索的人，焦虑的等待是一种很自然的心态，产生这种焦虑并不是因为他不信任你，而是人性的本能使然。而你的及时汇报和反馈就像黑夜里灯塔射出的一束光，会让他备感安心甚至欣喜。打个不恰当的比方，就如同你跟心爱的姑娘表白之后，攥着手机到哪也不愿撒开，时刻期盼姑娘“我愿意”或“你是个好人”的回复一样。将心比心，换位思考，无论领导交办的是多么微不足道的小事，是不是都应该有个回应、有个声响呢？只有你及时地回复、汇报，才能让如热锅上蚂蚁般焦虑的领导放松下来。想通了这一点，石头在办公室工作中，就非常注意确保领导交代的工作件件有着落、事事有回音了，为的就是让领导放心，随时掌握工作进展情况。材料送到了，石头会发个短信：领导，材料送到对方手中！会议通知到位了，石头会发个短信：领导，明天的会参会部门都已通知完毕，参会人员为×××。用车排好了，石头会发个短信：领导，明天刘师傅去机场接您，他的电话是×××××××××××。机票定好了，石头会发个短信：领导，已按您要求订好机票，时间为某年、某月、某时，从首都T3到成都T2等。事无巨细，对领导交代的事项一律回复反馈，其实不难，工作量也增加不多。很多办公室人不是不愿意做，而是疏忽了，甚至是为领导考虑，不愿打扰，觉得自己把活儿干好，问心无愧，就没有什么可以指摘的。然而，事实上，正是这一件件一桩桩办的妥帖、完美的小事，才累积起领导对你完全的信任，最后才换来他放手让你去做大事的信心。2.你汇报的次数永远少于领导对你的期望石头的一位领导曾经斩钉截铁地告诉石头一个定律：你汇报的次数，永远少于领导对你的期望。曾经，石头半信半疑，好，你说件件有着落，事事有回音，这我能做到，办完事我集中汇报一次没问题，可你让我刚有点进展，就立马跑去跟领导汇报，这是不是太频繁呢？会不会把领导给弄恶心了呢？另外，很多办公室人都对有事没事老往领导屋里跑的人比较反感，总觉得跟领导汇报太频繁缺乏自由，感到不被信任、不被尊重，还有溜须拍马的嫌疑。可是，你有没有站在领导的角度想想，假如你不经常跑去说说，领导如何了解你的工作进度，如何及时给你指派新的任务，或者及时修正呢？从人性的角度来看，任何一个领导都比较看重两样东西：一是他的上司对他的信任；二是他的下属对他的尊重。作为一名领导，判断下属是否尊重他的一个重要标准便是下属是否经常向他汇报工作，他最怕的事就是部下撇开自己单独飞，这样一来他作为领导的作用和威严往哪里放呢？前段时间热播的剧集《琅琊榜》里有这么一个细节石头觉得值得琢磨，靖王从外地办事回来，既不是先回家休息准备一番，也不先去给自己的母亲请安，而是进了都城连马都不换，就直奔皇宫给皇上汇报工作，需要汇报事情有那么十万火急吗？其实没有，这是一种姿态，一种尊重的态度。
心胸宽广、内心强大的领导敢于用人不疑，让你去放手做事，对于下属懒于或因疏忽而很少向其汇报工作也许不太计较，但遗憾的是，这样的领导并不多。领导也是普通人，他们中个别人的思维线路是这样的：不经常来汇报就是没把我放眼里，就是把我的话当耳旁风！接下来他就会做出各种猜测：这些下属是不是不买我的账？这些下属是不是联合起来架空我？一旦这种猜测成了他的某种认定，他就会利用手中的权力来“捍卫”自己的“尊严”。所以，你何必招惹这种麻烦。尽量给领导更多的尊重，有事没事，去找他聊聊；处理公务，第一时间报告情况；遇有一些特殊情况，先请示他有什么样的意见和想法，再作决定；出差在外及时报告工作进展，回单位的第一时间先向领导作汇报。这样，你才是一个让人“很放心”的办公室同志呀！如何培养自己汇报的主动性？石头的一位领导曾告诉石头一个诀窍。他说，首先，要永远把自己的工作当成最重要的，才能把握沟通的主动性和有效性；其次，对于汇报，永远要保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感，抢着说，追着说，理直气壮地说。石头觉得，有事没事找领导聊聊的本质在于，领导虽然拥有比你大的权力，但他仍然是个凡人：领导时常众星捧月、门前车水马龙，但他总有单独面对困难和挫折的时候；领导掌握资源、在物质上极大丰富，但他也有无法掌控的人和事，有最珍视的东西。面对领导，有些地方你应该学会柔软，避开坚硬的伤害；而有些地方你又应该强硬，用风骨赢得他的尊重。
3.事要干好，更要会汇报前面石头说了要及时、多次汇报的事，这是个大的方向，但实际工作中也有一种人，汇报的挺多挺及时，态度没的说，却反而招领导烦：这家伙怎么天天往我这跑，啰里啰唆半天也说不清楚，水平真不行，负分！这时，可能就是汇报的方式和内容上出了问题。汇报的方式和内容到底有多重要？石头觉得怎么强调都不为过。按照百度百科的说法，“汇报是向上级机关报告工作、反映情况、提出意见或者建议”，说通俗点、直白点，汇报的本质就是，你只凭借一张嘴，把工作清楚、完整地呈现在领导面前。工作干完了，很多时候领导没有时间、没有精力去实地察看工作成果，或者，即使能看到成果，也很难全面了解工作的来龙去脉、方法步骤的方方面面，他对工作的印象，大部分只能依靠你来解释、描述，这就是汇报。当然，你可以说，我干工作不是干给领导看的，我是要做实事，事做了，我的任务就完成了，我对得起自己的良心。这说得没错，但你必须清楚，管理体系就是一个自上而下的严整系统，讲的就是令行禁止、上行下效，你的工作成果由上级和领导来评判，这是自然而然的、是顺理成章的。正是由于汇报在工作中的分量之重，很多办公室人甚至喊出了“干得好不如吹得好”这样的口号。放卫星、吹泡泡当然不对，泡泡总有吹破的一天，但是好好汇报，不让我们的扎实工作和突出成绩因汇报不济而埋没，也是应当应分的一件大事。正如一位领导告诫石头的，光说不干肯定不对，光干不说也不好。何为好的汇报？石头觉得出色的汇报应该做到以下几条：
先说结果汇报工作一般分为阶段性汇报和总结性汇报，无论是哪种形式的汇报，领导最想听的都是事情的最终结果，其实就是事情办得到底怎么样了，这才是他真正关心的。很多人汇报的时候都习惯性地先说出原因、过程，或者把困难说一大堆，再给领导看结果，这样的汇报方式往往让我们忽略了对结果的重视。要想真正提高工作汇报的效果，首先我们要有果因思维，先汇报结果。如果领导想了解事情的经过，再述说缘由，否则不必过多赘述。最好有书面材料有些人习惯两手空空就找到领导汇报，对自己的口才那是相当自信。但石头建议，即使你曾当过最佳辩手，口才奇佳，找领导汇报时，最好也提前准备一下书面材料，好处有四：一是显得工作扎实细致，拿着书面材料去汇报，容易给人留下“不错，下了一番狠功夫”“对这次汇报很重视”诸如此类的印象，一下子就奠定了汇报的好基调。二是汇报过程中可以作为指引，有了书面材料作为大纲，就不用担心说着说着逻辑乱了、跑偏了，照着材料一条条一件件讲下来就行。三是有凭有据，清楚直观。书面材料并不只限于文字材料，照片、设计图、甚至容易携带的实物，都可以带上，这些都可以帮助你更直观地向领导展示工作成果。四是可以留下给领导作为参考材料，印象更深刻。你想，如果光凭一张嘴去说，说完也就完了，说不定过几天领导就把你的工作抛到九霄云外了，如能留下一份材料，领导想起时随手翻一翻，印象肯定更深。亮点要浓墨重彩地说，分清详略汇报工作要掂量轻重、把握分寸，选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报，还有些具体的事，可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。对于不同工作的办理情况和结果，汇报反馈的内容应该有所侧重：有的只需汇报办理的结果，有的需要汇报处理的方法进程，有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施，不同情况应区别对待，不能一个模式千篇一律。有些办公室人希望什么事情都全面汇报、深入汇报、详细汇报，殊不知面面俱到、穷其所有、“眉毛胡子一把抓”，效果并不好。领导时间精力有限，汇报应该找准工作重点，抓住领导关注点，搞清楚领导最关心的到底是什么，领导关心的地方我们就具体说、重点说，领导兴趣不大的地方我们就一笔带过。逻辑要清楚，最好有个一二三四汇报如果东拉西扯、来回跳跃，领导听不明白不说，还很容易对你的工作能力产生怀疑，这家伙，脑子咋这么乱？任何一项工作，都有动因、有开头、有过程、有结果，有谋划、有协调、有落实，有理念、有思路、有方法。如果不注意厘清思路，想到哪里说到哪里，很容易让领导陷入纷繁琐碎中而不得要领，汇报效果可想而知。因此，向领导汇报工作，首先要思考领导对这项工作的要求是什么，这项工作目前进展情况如何，还有哪些问题需要解决这几个要素。此基础上认真梳理好汇报要点，合理安排内容的顺序，做到提纲
挈领、纲举目张、条分缕析、要言不烦。拿出方案和办法来汇报工作时要尽量说出自己的想法，不要直愣愣地问领导：这个怎么办？那个怎么做？我该如何是好？一方面，你是最了解工作的全貌和进展的，你不说怎么办，却让领导说怎么办不是很可笑吗？另一方面，完全没有自己的想法，着实显得很低能，不堪大用。站在一个为自己负责、工作负责的角度，我们在请示汇报工作的时候，应当有自己的想法，有解决问题的思路，有推荐方案和理由。在走进领导的房门，请示汇报之前，我们应该问问自己，这件事情该如何去解决？这就是思考，可能你的想法方案并不成熟，甚至漏洞迭出，这都没有关系。有想法有建议，足以说明你思考了，只是你的这个方案不是最佳的而已。所以，在汇报工作时，最好事先考虑几种解决方案，当场请领导定夺，即使你的方案很粗糙、不成熟，也要大胆提出来供领导参考，毕竟这是你思考的结果，有思考才会有进步，不断地思考才能慢慢积累起解决问题的能力。比如单位举办一次重要的外宾演讲，要确定一个场地。即使这是件小事，你也不能一上来就问：领导，您看在哪个会场举办比较好？而是要实地考证，拿出备选方案，并说明每个场地的特点，给出倾向性的意见。A场地装修精致，但是容纳的人不多；B场地更宽敞，但没有贵宾室，音响设备也一般；C场地装修好，地方也大，就是比较偏僻，交通也不方便。石头的想法是，考虑到这位外宾影响力并不太大，A场地基本能够容纳听众，还是建议在设施完善的A场地，领导您看妥否？这样请示汇报，领导一目了然，便于决策，才能体现汇报者的能力和水平！
二、正确理解领导指示的关键几招1.指示不一定等于意图有些人说，领会和落实领导意图关键是忠实于领导指示，丁是丁卯是卯，不要擅作主张，更不要添油加醋，领导指哪我打哪就完了。有些人则说，要创造性地把握和落实领导指示，善于深化领导意图，不但要把领导嘴里说出来的事情办了，还要发散思维，把领导没好意思说的、旁敲侧击的、笼统说说的事情办了。领导下周要去外边参加一个自己专业领域的论坛，并做主题发言，石头问领导需不需要准备发言稿，领导说，算了吧，你最近事多，你帮我找点材料整理一下就行。其实，仔细想想，他可能是不好意思让你帮他起草私人的材料。虽然是本职之外的工作，但你要做的整理，可能并非只是整理，而是最好能拿出一份完整的规范的发言稿。领导下周要在本单位布置安全稳定工作，要讲话，石头问领导需不需要准备发言稿，领导说，算了吧，你帮我问相关部门要点材料，整理一下就行。虽然这是你分内的工作，但其实，他可能是真的已经有了自己的想法，就是想看点材料参考一下，你把材料找来，稍加整理后给他就行。忠实还是发散？两种说法、方法其实并不矛盾，石头觉得可以拿最低纲领和最高纲领打个比方。忠实的、收敛的落实领导指示和决定是最低纲领，能做到这一点已然不简单，至少可以说已经合格了，甚至也能算是优秀的办公室人。发散的理解和执行领导指示是最高纲领，比忠实高一个层次和位阶，当然前提是发散得正确而非曲解，这需要极高的智慧和深厚的经验支撑。为什么石头说发散理解领导意图是更高的要求？领导意图，顾名思义，从字面上理解就是领导的意见和企图。它是领导对某一问题的认识和解决这一问题的打算，它和领导指示、决定并不等同。领导意图一般包含在领导指示和决定之中，并通过它们表现出来。但是，领导指示和决定并不是领导意图本身，只是领导意图的一种表现形式。通俗点说，指示是皮，意图才是肉。正因为这样，所谓的意图天生就带有隐蔽性和模糊性，甚至还带有不确定性和可塑性，说不定今天领导这样想，但明天受了什么触动，看法又起了变化，甚至自我怀疑和否定，这都是很正常的。正因为“意图”这个东西有这样模糊和变动的特性，它一定需要理解和发散深化，才能露出本来面目。前段时间因刘慈欣获奖而大火的科幻小说《三体》中虚构了一种和地球人类完全不同的文明。三体人不靠发声传递信息，而直接通过思维交流，他们将自己的思维直接投射到别人的大脑里，完成交流的过程。所以对他们来说，想就是说，相互之间思维是完全透明的，没有损耗和误差。而人类，交流方式是靠语言，这是极其有损耗的。我想表达的意思是A，我表达出来是A–，你根据你的世界观和知识结构来理解，可能理解成了A– – ，说不定还成了B，或A 。像《圣经》里说的，当语言的巴别塔产生之后，人和人的协作性差了，本来能修通天的塔也修不成了，人们之间有了隔膜，有了人类整个种族之间的内耗，因为隔绝带来了争斗猜疑。理解了人类社会这种“想”与“说”的固有落差，我们就能坦然处理，发散性把握领导意图，那不单纯是琢磨领导、猜心思、当蛔虫，曲意逢迎，而是把事情办正确的一种必然。2.正确理解领导指示的方法和规律有一次领导让石头联系以前他的几位部下一起聚聚，他随口说了5个名字，我都一一记下。通知完这5位前辈之后，我忽然想起还有一位我认识的前辈也曾被领导直接领导过，时间还挺长，领导是不是把他忘了呢。认真考虑了一番，我认定领导是不小心把那位前辈说漏了，必须帮领导补上这个缺漏，否则领导肯定会批评我办事死板，不知道帮他把关。

PREFACE 把你的工作做成一门手艺 写完本书的最后一篇，告诉大家一个喜讯，石头考上了博士，之后的工作之余，石头大概少有机会再去和大家分享这些关于为人、做事、精进工作的小文章，而是要潜心学术了。准备博士考试的三四个月，石头很受益，冲击初试复试，石头也很受教育。那天在医院抽血，参加复试体检，碰到一位面试时排在我后面的一位老哥，笔试分数和石头一样，看年龄大我不少，衣着普通，微笑寒暄了几句，但并未深聊。一起下楼，这位老哥显出了不同，司机为他打开车门，他上了一辆锃亮的黑色奥迪走了。这引起了石头的兴趣，啥样的人，看上去功成名就，都已经坐上奥迪了，还要和石头这样的小年轻坐在一个考场里竞争，排着队被扎针体检呢？内事不决问百度。于是石头鬼鬼祟祟地在百度搜索了一下这位考友的名字，蹦出来一位曾任某地级市副市长，现任某全国数得上号的大型企业副总的人的简介。石头本能地想略过这个词条，怎么可能，应该是重名吧。但一看照片，还真是他。石头怀着错愕的心情仔细阅读了这位考友的简历，发现这位考友生于20世纪60年代，已年届50，不仅当了领导，而且早就有金融学博士学位傍身，还是好几个学校的兼职教授。现在，他又要来读另一个博士学位。这很让石头感慨，自己到50岁的时候，还会不会有这么饱满的学习热情和强大的学习能力？硕士毕业的时候，石头曾觉得自己这辈子书读够了，读伤了，绝不需要再去拿什么更高的学位。但在办公室久了，有机会近距离看到领导们是如何孜孜不倦地学习、不知疲惫地工作、充满热情地研究的，自己就总会受到感染。有的领导干一行专一行，管办公室，办公室工作的经验文章几年就能结集成书，管业务部门，也是几年厚厚一本集册；有的领导周末两天都不休息，无论何时周末加班都能碰到他，总是办公室办公、看书、写作；还有的领导晚上九点之后下班是常态，每到深夜，整栋办公楼就他一间办公室亮着灯光，时常就搭行军床住在单位。所以，当面试老师问石头，为什么要来考博士？石头如实回答：之前并不想考，觉得自己早就失去了搞学术、搞研究的方位和土壤，况且再高一层的学位，对石头来说也不再有太多实际的、功利的效用，我们单位从没有拿到博士就能提拔的惯例。但工作这几年，尤其是在办公室工作的这段时间，见识了这么多这么拼的领导，石头愈发地发现，成功的前辈无数次为我们证明演示，要更好地实现自身的价值，有两个因素至关重要：一是始终保持学习和研究事物的热情；二是至少找准一个领域持之以恒、久久为功。读博士，或许能为自己在这两个方面的努力提供一些契机或条件。所以，考博并不是为了学位的这一形式，而是为了学习的这一机会、研究的这一习惯。同样，最初发表在“办公室的秘密”这个小小的微信平台上的文章，也是石头学习研究的一个尝试。每每回忆思索，每每动笔记录，写下自己的工作手记，职场心法，和大家分享自己对办公室日常工作的体会和想法、经验和挫折，石头自己也在接受新的教育，不断有新的体会。日本寿司匠人小野二郎捏寿司60年最终封神。办公室工作看上去全是烦琐和重复，但窃以为还是比捏寿司要精深、博大得多，值得办公室人用一种“匠人”的心态去琢磨，说不定哪天，我们中间就涌现出几个“办公室之神”。最后，各位亲爱的读者，希望你们能从石头走过的路、写下的话里获得一点启发，那石头就心满意足了。如果你想收获更多，指望石头就不够了，唯一的办法是，你们都来写写自己的工作手记，记下自己在办公室里的行和思，石头保证，一段时间后，你的收获会超出你动笔时的想象，大家终将收获自己的职场“心法”。 是为序。